Овој ресурс е напишан за администраторите на складишта. Не бара никакво претходно искуство во врска со складиштата, и уште поважно, не бара претходно техничко знаење. Алатката може да ја користи секој што има потреба од запознавање со која било од опфатените теми.

Тежнеења и цели

Тежнеењата и цели на инфо-алатката се:

• Да обезбеди единствен извор на практично водење кон основање, поставување и одржување складишта

• Детално да ги покрие сите процеси на инсталирање, поставување и одржување кои постојат во институционалните складишта

• Дa ги синтетизира практичните достигнувања на ППС (RSP) проектот (Проект за поддршка на складиштата)

• Да понуди информации на заедницата за најдобрите практики во врска со складиштата

Како што секторите за вишо и високо образование во Велика Британија ќе дознаваат повеќе за ефикасната употреба на складиштата, а добрата практика и понатаму ќе се пројавува и ќе се менува, оваа инфо-алатка ќе биде ажурирана. Проектите од оваа област, кои се финансирани од КЗИС (JISC) (Комитет за заеднички информатички системи), се наведени на интернет-страницата на КЗИС.

Ставањето дигитална содржина во институционално складиште, на институциите им овозможува да управуваат со неа и да ја зачуваат и со тоа да извлечат максимална корист од неа. Покрај тоа (што е и од клучна важност), на институцијата ù овозможува да создаде своја дигитална содржина (на пример, ресурси за обука или резултати од истражување), кои ќе бидат достапни во формат со слободен пристап. Ова складиште може да поддржува истражувања, алатки за обука и административни процеси.

Дигиталните складишта може да вклучат широк опсег на содржина за повеќе различни намени или корисници. Тоа што може да влезе во едно складиште, моментално е помалку прашање на технолошки или на софтверски способности, отколку што е прашање на одлука која ја носи секоја институција или администратор. Вообичаено, во содржината може да се вклучат резултати од истражување, како што се научни текстови или податоци од истражување, електронски формат на тези, теми за обука и наставни материјали и административни податоци. Некои складишта опфаќаат само одреден вид внес (како што се тези или написи од научни весници), додека други имаат за цел да приберат какви било издржани научни работи кои ги произвела одредена институција; лимитирани само со правата кои секој автор ги има во однос на објавување на трудот. Сепак, некои покомплексни цели (веб-страници, алатки за учење за одредена тема, 3-д топографски претстави и друг таков комплет на податоци) може да претставуваат технолошки предизвик.

Една од предностите на складиштето е тоа што секое парче содржина може да се опише во детали преку внесот на поврзаната „метадата“. Нејзината функција е слична како на каталог на податоци од системот за архивирање во библиотека и дозволува пребарување низ објектите во магацинот. Ако складиштето употребило соодветен метод за изложеност на податоците за прибирање на метадата (како што е Иницијатива за протокол за отворени архиви за прибирање на метадата и/или RSS), тогаш метадатата може да се употреби од страна на надворешни сервиси и да биде достапна пошироко во светот. Складиштата користат отворени стандарди за да се осигурат дека содржината која ја имаат може да се пребарува и да се чува за подоцнежно користење. Користењето на овие договорени меѓународни стандарди овозможува поставување механизми за внес, изнес, идентификација, чување и повторно користење на дигиталната содржина во едно складиште.

Постојат алтернативи на складиштата, кога станува збор за управување со електронски и со  онлајн-ресурси, но фокусот на оваа инфо-алатка е на складиштата. Едноставно кажано, дигиталните складишта се места каде што се складира дигитална содржина или средства и можат да се пребаруваат за подоцнежна употреба. Складиштето има механизми за внесување, изнесување, идентификација, складирање и наоѓање дигитални средства.

Институционални складишта

Складиштата можат да имаат многу облици и големини, од мали специјализирани колекции до национални и меѓународни сервиси. Фокусот на оваа инфо-алатка е врз складиштата, управувани од институции за вишо и високо образование, на ниво на оддели или институции, што подразбира одредено ниво на посветеност и намера да се вметне употребата и управувањето со складиштето во секојдневното работење.

Складишта со слободен пристап

Истражувачките трудови до кои има слободен пристап бесплатно се достапни онлајн до сите. Поцелосно објаснување за складиштата со слободен пристап е достапно подолу во оваа алатка. Концептот за складишта со слободен пристап е тесно поврзан со истражувачките трудови со слободен пристап, но идејата има поширок тек и е поврзана со концептите за отворени образовни ресурси и дозволувањето на отворена содржина. Немаат сите складишта слободен пристап: некои се направени за поддршка и споделувањето во одредена група. Според тоа, повеќето совети во оваа инфо-алатка се, исто така, релевантни за „затворени“ или автентицирани складишта. Советите во оваа инфо-алатка, исто така, не се ограничени на онлајн-управување со истражувачки трудови, туку се применливи на наставни ресурси, комплети од истражувачки податоци, документи на комитети и други видови содржини.

За истражувачот:

• Зголемена видливост на резултатите од истражувањето и следствено на одделот или институцијата

• Зголемено влијание на публикациите. Истражувањето кое е направено бесплатно достапно, може да биде пошироко распространето и да има поголемо влијание. Работата спроведена врз анализа на цитати покажа дека истражувањето кое е бесплатно достапно, е полесно за цитирање.

• Нуди мерење на користењето, за истражувачите да можат да одредат колку пати е користен одреден труд

• Создава потенцијал за спроведување анализа на користењето преку следење на врски до трудовите депонирани во други складишта

• Во темите кои брзо се развиваат, како електроника, истражувачите можат да постават сė уште непечатени дела (спротивно на ревизија на трудови од страна на колеги) да бидат достапни преку складиште, за да утврдат дали се први и да добијат повратни информации

• Им помага на истражувачите да средуваат и да складираат дигитална содржина од нивното истражување, вклучувајќи ги и најбитните податоци од истражувањето

• Им помага на истражувачите да ги исполнат барањата на финансиерите, за да може публикациите да бидат достапни во складиште

• Дозволува создавање лични листи на објавени дела

За институцијата:

• Складиштето може да биде интероперативно со други универзитетски системи и да ја зголеми ефикасноста меѓу нив, споделувајќи информации

• Складиштето може да ја зголеми видливоста и престижот на институцијата (во зависност од содржината која ја има)

• Содржината во складиштето може да се истражува и локално и глобално

• И овозможува на институцијата да управува со нејзината интелектуална сопственост, подигајќи ја свесноста за теми поврзани со заштита на авторски права и го олеснува забележувањето на информации за соодветни права

• Складиште кое има висококвалитетна содржина може да се користи како „излог“ или маркетиншка алатка за да се поттикне персоналот, студентите и финансирањето

• Складиштата можат да складираат други типови содржина, која не мора да биде објавена, понекогаш позната како „сива литература“

• Материјалите за учење и настава, кои претходно биле заклучени во Виртуелни  наставни средини за одредени курсеви, сега можат да се чуваат централизирано за да се зголеми потенцијалот за повторна употреба, пренамена и споделување на материјалите

• Складиштето може да биде важна алатка во уредувањето на оценката на истражувањето во институцијата или за поднесување оценка на квалитетот

• Складиштата можат да обезбедат заштеда долгорочно, ако се земе предвид дека во нив е депонирано значајно количество содржина

• Нуди поголема флексибилност од интернет-страниците со подобра безбедност и зачувување различни видови дигитални материјали

За глобалната заедница:

• Помага во соработката при истражувањата, олеснувајќи ја слободната размена на научни информации

• Помага во јавното разбирање на истражувачките потфати и активности

• Научни трудови објавени во магазини

• Библиографски одредници (само метадата)

• Книги, оддели и поглавја

• Документи од конференции и работилници

• Тези и дисертации

• Необјавени извештаи и работни документи

• Датасетови

• Содржински поделени наставни предмети

• Мултимедија и аудиовизуелни материјали

• Софтвер

• Патенти

• Други посебни предмети

Во рамките на политиката за содржина на складиштето, може да постои желба да се појаснат типовите на содржина кои ќе бидат вклучени, бидејќи можат да постојат области на преклопување меѓу типовите кои се погоре наведени. Листата подолу, адаптирана од основната листа на тип на содржина која ја има Епринт софтверот, може да биде појдовна точка за такво појаснување.

Публикации

• Написи – Написи во периодиката, магазини, весници. Не мора да бидат рецензирани. Може да биде и само електронски медиум, како што е онлајн-списание или интернет-страница за вести.

• Книги – Целосни книги или изданија од конференции

• Извадоци од книги – Поглавја или делови од книги од поедини автори

• Предмети од конференции или работилници – Трудови, постери, говори, предавања или презентации дадени на конференција, работилница или друг настан. Ако предметот од конференцијата е издаден во списание или во книга, тогаш молиме користете го „делот за книги“ или „написи“

Тези и дисертации

• Студентски тези и дисертации поднесени до одредена институција, како дел од условите за диплома, вклучувајќи:

• Докторска теза

• Магистерска теза и дисертација

• Универзитетска диплома

Ресурси кои се користат како поддршка на процесот на настава и учење

• Наставни планови и учебници

• Документи за валидација на курсот

• Материјали за курсот – ресурси за учење, белешки од предавања, вежби за учење

• Материјали за оценка – тестови, испитни прашања

• Вештини за настава, материјали за поддршка и ревизија

• Работа од студенти (вклучувајќи го и видот на содржина кој е наведен тука)

Аудиовизуелни содржини

• Слики – дигитални фотографии или визуелни слики

• Видеозаписи – дигитални видеозаписи

• Аудиозаписи – звучни записи

• Перформанс/изложба – Изложба на уметник или внес на место каде што се изведува

• Артефакт – Артефакт на уметник или производ на неговата работа. Може, исто така, да се примени врз археолошки наоди

• Изведба – Изведба на музички настан

• Композиција – Музичка композиција

Податоци

• Комплети податоци – Поврзани колекции на квантитативни податоци (на пр. табели или документ со XML податоци)

• Експеримент – Податоци од експерименти со пропратни анализи и сиже на резултати

Сива литература

• Патенти – Објавен патент. Затоа што сè уште необјавените патенти за апликации не би требало да бидат вклучени во складиште, бидејќи ако се направи така, тоа може да ја дисквалификува апликацијата

Следните се групирани заедно од Епринтс како Монографи, иако многумина го користат терминот „монографија“ како синоним за „книга“

• Технички извештаи

• Проектни извештаи

• Документација и прирачници

• Работни листови и документи од дискусии

Друго

Нешто што е во опсегот на складиштето, но не е покриено со другите категории.

• BASE: е мултидисциплинарна машина за пребарување со седиште во Германија, која им дозволува на корисниците да пребаруваат материјали во складиштата со отворен пристап (ОП), ОП списанијата и други ресурси во целиот свет. Сите складишта и интернет-страници се прегледуваат за да се осигури дека во пребарувањето на BASE се вклучени само научни ресурси со висок квалитет

• OAIster: е друга мултидисциплинарна машина за пребарување на ОП складишта, списанија и други ресурси низ целиот свет, која е лоцирана во САД. Сите складишта и интернет-страници се прегледуваат за да се осигури дека во пребарувањето на OAIster се вклучени само научни ресурси со висок квалитет

• OpenDOAR Search: OpenDOAR го користи Google за да овозможи едноставно текстуално пребарување на сите складишта наведени во OpenDOAR. Проверен е квалитетот на складиштата за да се провери академската релевантност

• DART-Europe:  DART-Europe услугата за пребарување во моментов овозможува пристап до тези од преку 20 европски институции

• Intute Repository Search: пребарува низ приближно 89 складишта за вишо и високо образование во Велика Британија. Пребарувањата можат да бидат ограничени на подгрупа од складишта за поодредено пребарување

Извезување и повторна употреба на податоци од складиште

Штом складиштето има содржини, може да се случи информациите да бидат повторно искористени во други системи и за други намени. Повторно искористувајќи ги внесените податоци, може да се добијат заштеди. Податокот мора најпрво да се извезе со цел да биде повторно искористен.

Извезување податоци

Постојат различни начини на кои информацијата може да се извезе:

• OAI-PMH: Стандардниот метод за системи на далечина да собираат содржини од складишта е користењето Протокол на архиви со слободен пристап за собирање метадата (OAI-PОMH). Ова е целосно објаснето во OAI-PMH

• Собирање RSS: Содржината на складиште може да се направи достапна за други, користејќи RSS алатки за извоз. Кога и да додадете или да измените содржина во вашето складиште, вашиот RSS feed автоматски се ажурира и со тоа измените се проследени до сите соодветни странки. RSS алатките за форматирање потоа можат да се употребат за вметнување на податоците од складиштето во целната дестинација

• Извозни алатки на платформата на складиштето: Секоја платформа на складиште ќе има алатка за извоз, која овозможува да се извезуваат податоците. Овие алатки ќе варираат од една до друга платформа, но обично ќе овозможуваат голем извоз на сите или некои податоци, вклучувајќи ја нивната метадата и документи

• Алатки направени според потреба: Ако имате посебни барања, кои не можат да се исполнат или со OAI-PMH или со стандардните алатки за извоз, ќе можете да извезете податоци на поинаков начин со соодветен напор за развој

На кој било начин да извезувате податоци за повторна употреба, веројатно е дека ќе бидат потребни некои скрипти за манипулација со податоци или одреден труд за да се променат податоците во бараниот формат.

Употреби на податоците

Податоците содржани во складиште можат да имаат многу различни употреби. Некои примери вклучуваат:

• Публикации/ библиографски бази на податоци: Многу институции имаат бази на податоци за публикациите. Податоците кои се чуваат во складиштето можат да се употребат за нивно пополнување

• Лични интернет-страници и автоматизирани листи на публикации: Некои институции генерираат интернет-страници на публикациите за нивните членови, врз основа на содржината во базата на податоци на публикациите. Можеби ќе сакате да размислите дали текстот и метадатата, кои се достапни преку интернет-страниците на персоналот, треба да имаат линкови до складиштето

• Виртуелна околина за учење: Складиштето може да се користи за складирање и за управување со наставни ресурси, кои потоа можат да бидат искористени од виртуелната околина за учење (ВОУ)

• Маркетиншки системи: Насоченото рекламирање кон страниците на складиштето може да привлече нови апликанти за доктори на науки или дури и нов персонал

Постојат различни начини како вашето складиште да соработува со други системи. Трите типови на интеграција се:

1. Интеграција со надворешни системи за да се внесат содржини во складиштето: Складиштата често се пополнувани со содржини кои се поднесени користејќи го софтверот на складиштето, но постојат многу случаи каде што информациите се прибрани од надворешни системи. Вообичаена практика е да се пополни складиштето од институционална база на податоци за публикации. Друг начин на работа е да им се обезбедат на депозиторите паметни алатки за депонирање на нивниот личен сметач, кои се интегрираат во нивната работна средина за да се помогне при регистрирањето на нивната тековна работа. Најшироко прифатен стандард за депонирање на содржини во складиште е SWORD.
2. Интеграција со системи за да се извадат содржини од складиште: Кога веќе складиштето содржи корпус од корисни информации, може да се интегрира со други системи кои сакаат да ги користат тие податоци. Тоа може да бидат локални системи, како што се институционални машини за пребарување или интернет-страници на истражувачи, национални системи, како што е EThOS, или меѓународни системи, како што се Google Scholar или OAIster. Еден од најчестите методи за извлекување на структурираната метадата од содржините во складиштата е „жнеење“, со користење на стандардниот протокол Протокол на иницијативата за архиви со слободен пристап за собирање на метадата (OAI-PMH). RSS feed се уште еден стандарден механизам кој им овозможува на складиштата да обезбедат информации на други системи; во овој случај читачи на RSS feed.
3. Интеграција со системи кои даваат услуги за складиштето: Софтверот за складишта се специјализира во складирање содржини и метадата, но често може поефикасно да работи ако користи услуги обезбедени од други системи. Вообичаен систем на чие користење најчесто се конфигурирани складиштата се системите за локална автентикација, како Shibboleth, LDAP или Active Directory. Овие сервиси му овозможуваат на складиштето да бара кориснички имиња, лозинки и детали за корисникот (име, е-пошта, број на телефон и др.) од централно управуван систем. Други системи кои можат да обезбедат услуги на едно складиште може да вклучуваат оценување на форматот (JHOVE), скенирање за вируси на апсорбираните документи, или надворешно складирање документи.

Поддршката за секоја од овие можности на интеграција варира со секоја софтверска платформа за складиште, но поголемиот дел сега поддржуваат интеграција со следниве стандарди:

• OAI-PMH

• SWORD

• RSS/Atom feeds

• Shibboleth

• LDAP/Active Directory

Анализа на потребите

Иако системите за управување со содржина (СУС), порталите или работните средини за соработка можат ефективно да задоволат дел од вашите потреби, тие обично не обезбедуваат можност да се покаже дигитална содржина на пошироката јавност, а често извозот и увозот на библиографски податоци е слаб или не постои. Наменскиот софтвер за складишта нуди комплетна поставка на можности. Пред да се испитаат можните информатички архитектури и потенцијалното вклучување на складишта во таа архитектура, важно е да се разберат функционалните потреби за објавување на интелектуалниот производ на Универзитетот на веб:

• Отворен пристап: Предметите мора да бидат достапни онлајн. Ова ги вклучува и метадатата и содржините во соодветен дигитален формат. Онаму каде што содржините не можат да се направат слободно достапни, потребно е да се ограничи пристапот.

• Индексирање на машина за пребарување: Страниците кои го складираат материјалот би требало да бидат пристапни за програми кои собираат онлајн-документи со цел содржините да бидат најдени од страна на конвенционалните машини за пребарување

• Библиографски метадата: Содржините често доаѓаат со помошни метадата (наслов, имиња на автори, библиографски екстракти итн). Овие детали треба да се складираат заедно со содржината, во призната метадата шема, како што е Dublin Core1 или MODS2. Исто така, можноста за „вкрстување“ помеѓу  метадата шеми е важна.

• Извозна функционалност: Општа цел на складиштата е да извезуваат детали од екстракти за секој автор за автоматски да се генерира биографијата на истражувачот или РАЕ формулари, или уште поопшто да извезуваат податоци во средувачот на библиографии или алатките за анализа на податоци. Добра функционалност на извозот може да биде неопходна за да се исполни оваа потреба.

• Увозна функционалност: Некои институции имаат системи за управување со публикациите или со традиционални интернет-страници и сакаат да увезуваат податоци во складиште со јавен пристап

• Собирање на метадата: Провајдерите на системи за пребарување, како Intute Repository Search и OAIster користат специјализиран протокол познат како Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting (OAI-PMH) наместо нормалното веб-прибирање на документи, кое не може прецизно да прибира метадата. Со цел за една страница да биде индексирана од страна на специјализираните сервиси за пребарување како овие, потребна е OAI-PMH меѓуврска

• Постојано идентификување: Со цел да се олесни тековниот пристап до ресурсите во рамките на складиштето, софтверот на складиштето користи алатки за да им додели постојани идентификатори. Некои платформи на складишта користат надворешни сервиси за идентификаторски решенија за да се осигурат дека идентификаторите ќе опстојат ако името на домејнот на серверот или институцијата е сменето

Интеграција со други системи

Софтверските решенија на складиштето не треба да бидат изолирани системи и можат ефективно да работат кога се интегрирани со други системи во информациската архитектура на една институција. Два типични примера на складишта кои работат заедно со други системи можеби се:

• Користење на колаборативна работна средина, како што е  SharePoint, авторите можат да создадат, да управуваат и да применат контрола на верзијата за работа. Тогаш, сработеното може да се објави во складиштето за конечна дисеминација заедно со неговата метадата

• Ако институцијата има веб-страници во нејзиниот СУС за членовите на персоналот, биографии на истражувања (листи на публикации) можат да бидат автоматски генерирани од содржините во складиштето и да бидат увезени во СУС

Заклучок

Постоечките системи како СУС, порталите или колаборативните работни средини можат да исполнат дел од потребите идентификувани во горната листа. Како и да е, тие не ги обезбедуваат богатите алатки за тековен пристап и откритието кое се наоѓа во софтверот на складиштето, вообичаено тие не нудат ниту OAI-PMH меѓуврски. Понатаму, способноста да се извезува и увезува библиографска метадата често е мала или непостоечка.

Со оглед на тоа дека овие карактеристики сė повеќе се сметаат како клучни за академската содржина да биде широко достапна преку мрежата, тоа е силна потврда за интегрирање на складиште во информатичките архитектури на институциите, или дури и да се заменат постоечките системи со складиште, ако софтверот на складиштето го обезбедува овој комплет на елементи. Клучот на оваа одлука лежи во сеопфатната анализа на функционални барања и компаративната анализа на постоечките системи во рамките на планираното решение за складиште.

Овој дел дава преглед на научната комуникација и ги опишува драјверите кои стојат во заднината на оформувањето на складишта со отворен пристап. Потребно е администраторите на складиштата да имаат разбирање за овој контекст, што ќе им овозможи да управуваат со складиштето и да го промовираат во рамките на институцијата, да воспостават врска со пошироката академска заедница и да се подготват да одговорат на поединечни прашања и грижи за начинот на формирање на складиштето.

Традиционалниот метод на научна комуникација е преку пишување на наодите од истражувањето во напис кој ќе го објави научен магазин или преку објавување книга, поглавје во книга или тема за претставување на конференција.

Се верува дека терминот „научна комуникација“ се користи повеќе од 30 години, но неодамнешните настани (првенствено начинот на кој ги распространуваме информациите и на кој доаѓаме до нив во ерата на интернетот) покажуваат дека се појавиле нови методи за научна комуникација. „Кризата во научната комуникација“ (исто така, позната како „криза на научните магазини“), исто така беше движечка сила која го поддржа движењето кон отворен пристап, со појавување нови можности, како што е објавување во бесплатен научен магазин со слободен пристап во кој научниците ги објавуваат своите ревизии или распространување верзии на објавени тези преку дигитални складишта.