Верзии

Како што се развиваат складиштата во големина и опсег, проблемите предизвикани од различните верзии станаа сè попроминентни. Сега тоа е прифатен проблем; само на 5 проценти од професорите и 6,5 проценти од информатичките професионалци им е лесно да ги идентификуваат верзиите на дигиталните предмети во институционалните складишта. Во многу складишта овие бројки стануваат 1,8 отсто и 1,1 отсто. Идентификацијата на верзиите не е работа за идентификување на „најдобрата“ или „вистинската“ верзија на некој предмет. Рамката за идентификување на верзиите (VIF) се стреми да ја направи статусот на верзијата на еден предмет и односите меѓу поврзаните предмети јасни за крајните корисници, за да можат да идентификуваат која е најсоодветната верзија за нивната цел.

Проблемите со верзиите се минимизирани ако некои од петте клучни парчиња информации кои постојат во времето на создавањето на предметот се заведени, дефинирани и направени доволно видливи за корисникот, за медијаторот при депонирање или направени читливи за машина:

• Дефинирани дати

• Идентификатори

• Нумерирање на верзијата

• Ознаки на верзијата /таксономии

• Текстуален опис

Битно е информацијата за повеќето верзии да се вклучи и во метадатата и во самиот предмет и треба систематски да се користи едно од следните решенија за складирање на информации за верзии во рамките на складиштето:

• Име на документот

• Воден жиг

• Насловна страница

• Идентификациска картичка или поле за сопственост

Советување на академските автори во врска со верзиите

Академските истражувачи обично произведуваат многу верзии на резултатот на истражувањето, во некои случаи до 60 и тој број се зголемува кога работат со коавтори. Авторите варираат во однос на тоа колку од овие верзии ќе зачуваат: или сите, или само важните, или само последната. Тие се стремат да го ограничат бројот на дисеминирани верзии.

Клучната порака која треба да ја пренесат на управителите на складишта е дека, заради стандардните договори меѓу авторите и издавачите, чувањето само на објавената верзија најверојатно ќе ја ограничи способноста на авторот да ја направи неговата работа пристапна во иднина. Најмалку, треба да се чуваат клучните верзии, како што е прифатената верзија на авторот. Половина од авторите не се задоволни со начинот како се управува со нивните лични колекции на дигитални предмети.

Институционалното складиште му нуди на академскиот персонал управувана средина за депонирање на клучните верзии, каде што ќе можат лесно да се лоцираат и земат. Осумдесет и еден процент од испитаните автори кажаа дека би ги депонирале нивните конечни прифатени верзии на статии од списанија во институционално складиште „ако се поканети да го сторат тоа“. Додавањето информации на трудовите на авторите ќе ги прочисти врските до објавените верзии, помага да се смират грижите за квалитетот на прифатените верзии и за потенцијалната загуба од симнувањето за објавените верзии. Управителите на институционалните складишта можат да помогнат во информирањето на академските автори за правилата за пристапност на издавачите. Истражувачите остануваат несигурни и несвесни за можните алтернативи за кои може да се преговара. SHERPA RoMEO и SPARC се два одлични ресурси кои обезбедуваат детален совет за авторите во врска со „дозволените“ верзии.
VERSIONS алатите нуди пет врвни предлози за авторите, кои доаѓаат од повратната информација на активните истражувачи:

• Планирајте како ќе ги складирате и именувате вашите лични верзии на документи

• Трајно чувајте ги вашите авторски Поднесени верзии и конечните авторски, Прифатени верзии од објавените истражувања

• Додадете дата на завршување на првата страница на сите верзии, особено темелните верзии

• Внимателно размислете како да ја дисеминирате вашата работа пред да потпишете какви било договори со издавачите

• Чувајте копија на потпишаните договори. Депонирајте ја вашата работа во складиште со отворен пристап и водете ги читачите до вашите последни и објавени верзии