Работни процеси при поднесување материјал

Поднесувањето (или „депонирањето“) материјал се работни процеси кои ги дефинираат чекорите потребни при додавање содржина во складиштето; прибирање на потребните метадата, дозволи и фајлови кои се поврзани со содржината; како и сите неопходни проверки за овие елементи пред тие да станат достапни за светот.

Има неколку придобивки од креирањето на добри работни процеси за депонирање во складиштето, имено тие:

• Го насочуваат процесот на депонирање – сеопфатните работни процеси за поднесување материјал ги минимизираат напорите и истовремено гарантираат дека ќе се опфатат сите потребни информации без повторување на напорите или некои херојски мерки

• Ги охрабруваат корисниците да депонираат – работни процеси за поднесување кои се пријателски насочени кон корисниците може да ги охрабрат академиците да депонираат повеќе материјал

• Интегрирање на контрола на квалитетот – градење фази за проверка во работните процеси им дозволува на материјалот или на метадатата повторно да се проверат дали се точни или конзистентни уште на почетокот на нивниот живот

• Додаваат вредност – работните процеси може да додадат вредност на една колекција или процес, на пример, со додавање класификација на темата на еден објект или преку почнување на други дејства, како што се поднесување до издавачи или до други складишта

• Ја олеснуваат административната работа – откако ќе почнат да доаѓаат содржини во складиштето, утврдените работни процеси му овозможуваат на администраторот на складиштето да го менаџира новиот депозит, да ги следи објектите во секоја фаза и да ги решава проблемите кои може да се појават

Типични задачи во работните процеси за поднесување може да бидат:

• Потврдување на новоподнесените објекти (ова се прави автоматски преку вашиот софтвер)

• Проверка дали депозиторите и/или видот на објекти кои се депонираат ги исполнуваат условите

• Верификување и ако е потребно проверка на дозволите за копирање на материјалот. На пример, можеби има потреба да се провери која верзија од материјалот е депонирана, т.е. пред-печатење, верзија која е ревидирана од колегите на авторот; објавената верзија

• Валидација на метадатата

• Одобрување на поднесениот материјал, т.е. материјалот да стане јавно видлив

• Ослободување на целосни текстови од ембарго по истекот на релевантниот период – ако софтверот не го прави ова автоматски

Планирање на работните процеси за поднесување

Едноставните работни процеси имаат три основни елементи: метадата; дозволи; и менаџирање на фајлови. Следниве прашања мора да се одговорат за да се дефинираат ефикасни и сеопфатни работни процеси:

Внес на метадата

• Каков вид на метадата податоци ќе се прибираат од авторите?

• Која метадата (или дали воопшто) ќе се генерира автоматски?

• Која метадата (или дали воопшто) ќе додадат администраторите или другите вработени во складиштето на секој податок?

• Кои се опциите за минимизирање на слободните текстуални полиња?

Дозволи/права за копирање и располагање со лиценци

• Кој е одговорен за проверка на правата за копирање за секој поднесок?

• Во која фаза во процесот оваа проверка треба да биде завршена и како се заведуваат тие одлуки во метадатата?

• Кога депозиторот ќе потпише договор за депонирање или лиценца?

• Како ќе се справите со ембаргата?

Менаџмент на фајлови

• Кои фајлови ги барате од авторите?

• Кои формати ќе ги барате?

• Како сродните фајлови ќе бидат идентификувани и чувани во складиштето?

• Што ќе правите со различните верзии на документите?

Одвојте време за да размислите и да дискутирате за работните процеси за поднесување во некоја рана фаза од развојот на вашето складиште, во исто време кога ќе размислувате за правилата на складиштето. Вашите работни процеси ќе влијаат врз конфигурацијата и приспособувањето на софтверот на вашето складиште, во смисла на дозволите поставени на некои фази од работниот процес на поднесување и вклучените елементи во рамките на вашите формулари за поднесување содржини. Откако ќе ги поставите вашите работни процеси, се препорачува да ги тестирате со група корисници и да останете флексибилни за да овозможите вашите работни процеси да се адаптираат со текот на времето.