Формати на фајлови

Темата за формати на фајловите е важна тема за вашето складиште, поради што е важно креирањето генерална политика за тоа на почетокот на функционирањето на складишниот сервис. Меѓутоа, форматите на фајловите постојано се менуваат поради што вашата политика треба да биде флексибилна. Овој дел содржи добри практични препораки коишто треба да ги имате предвид при креирањето на политиката за формати на фајлови.

Зошто се важни форматите на фајловите?

Вашето складиште е жива архива. Треба да се грижи за складираните фајлови и мора да се имаат предвид две важни функции на фајловите што ги содржи:

1. Пристап: Фајловите се чуваат со цел корисниците да имаат пристап до нив. Тоа значи дека мора да бидат зачувани во формати коишто може да ги користи денешната публика на која ù се наменети
2. Чување: Фајловите се чуваат за тоа корисниците за 5,10, 50 или за повеќе години да можат сè уште да имаат пристап до нив. Тоа значи дека мора да бидат зачувани во формати коишто ќе може да ги користи и публиката во иднина, или во формати коишто лесно ќе можат да бидат преместени.

Овие две работи не се секогаш компатибилни. Формат на фајл којшто е добар за денешната публика може да не биде формат којшто лесно се пренесува, односно формат којшто лесно се пренесува може да не се чита лесно. Земете, на пример, статија од весник. Може да се каже дека добар формат со лесен пристап денес е ПДФ-фајл. Меѓутоа, онаму каде што ПДФ-фајловите повеќе не се употребуваат, исто така може да се каже дека ПДФ-спецификацијата во иднина тешко ќе може да се пренесе во нов фајл формат. Од друга страна, зачувување статија во маркиран хмл-формат е добра за долгорочен пристап бидејќи лесно може да биде конвертирана во денешните формати, меѓутоа не значи дека е тоа добар формат со лесен пристап за крајните корисници.

Насоки

Еве некои општи насоки кои ќе ви помогнат во креирањето на политиката за формати:

• Политика за депонирање или собирање: ако одлучите вашето складиште да прифаќа депозити само на фајлови кои се изработени според одредени критериуми, тогаш може да се случи некои корисници да ги одвратите од идејата да ги депонираат своите содржини. Осигурајте се дека вашите корисници можат да ви ги испратат фајловите во пожелниот формат, во спротивно ризикувате да не бидете во можност да ги соберете фајловите. Ако корисниците не се во можност да ги испратат содржините во пожелните формати, размислете да го оспособите системот, така што администраторот на складиштето ќе може да ги конвертира фајловите

• Зачувајте различни верзии: Како што споменавме претходно, форматите на фајловите коишто се добри за денешните корисници може да не бидат пристапни во иднина. Затоа размислете да зачувате различни верзии на фајлови. Ако, на пример, депонираниот фајл е креиран во ворд програма, можеби можете не само да го зачувате депонираниот фајл, туку и чистата верзија на текстот, како и ПДФ-верзија

• Осигурајте се дека знаете какви формати на фајлови имате: Ако чувате фајлови кои се специјализирани и не може да бидат конвертирани во повеќе генерички формати, осигурајте се дека прецизно ги имате забележано деталите на форматот на фајлот заедно со фајлот. Ваквите метадата може да вклучуваат име и број на верзијата на софтверот што е користен за креирање на фајлот. Ако софтверот е специјализиран, може да сакате да архивирате копија од софтверот заедно со записот. Ако треба да го направите тоа, истиот принцип се однесува и на софтверот. Осигурајте се дека имате копија од оперативниот систем којшто е потребен за стартување на софтверот

• Разгледувајте го складиштето во рамките на пошироката информатичка околина: Вашето складиште е дел од многу други платформи коишто ги користи вашата институција. Тоа може да вклучува системи за менаџирање на содржина, системи за документација, виртуелно учење, сервери за видеостриминг и фајл сервери. Најверојатно вашето складиште е наменето како архива за материјали од многу од овие системи, но можно е да не е најсоодветното место од кое луѓето ќе земаат материјали. На пример, видеофајл. Би било внимателно да зачувате некомпресирана архивска верзија во вашето складиште, но пристап до тоа видео денес можеби е подобро да биде овозможен преку користење компресирана стрим верзија од вашиот видеостриминг сервер.

• Понудете мултиплицирано ниво на поддршка: Практично е да поддржувате неколку различни формати на фајлови. Тоа може да го направите ако нудите различни нивоа на поддршка. Некои формати може да ги означите како „поддржани“, што значи дека ќе се обидете, или ќе гарантирате (во зависност од вашата политика), да ги преместувате со текот на времето за да се осигурите дека тие ќе продолжат да бидат достапни. Другите формати може да ги означите како „познати“, што ќе значи дека ги препознавате и може точно да ги опишете, но не гарантирате дека ќе ги преместувате со текот на времето. Другите формати можете да ги опишете како неподдржани. Во овој случај, сè што може да гарантирате е дека ќе го зачувате фајлот онака како што е депониран

• Политика на зачувување: Вашата политика за формати на фајлови треба да биде дел од пошироката политика за зачувување. Вашата политика за зачувување може да влијае врз изборот на формати ако го диктира времетраењето во кое фајловите ќе може да се читаат, наспроти политиката којашто само препорачува „најдобри напори“

• Фајлови со податоци: Ако складирате податоци, осигурајте се дека се тие соодветно опишани. На пример, ако складирате резултати од прашалници, очигледно е дека колоната со податоци означена како „пол“, која што содржи одговори од „м“ или „ж“, се однесува на „мажи“ и „жени“, но, кај колоната означена како „социо-економски статус“ со вредности „а“, „б“, „ц“, „д“, „е“ и „ф“ не е очигледно за што се работи. Обезбедете речник за податоците, онтологија или шема со кодови за да биде, исто така, зачуван со податоците

• План за промена: Форматите на фајловите коишто се користат, со текот на времето се менуваат, исто како и верзијата на софтверот. Затоа е важно вашата политика за формати на фајлови со текот на времето да се адаптира со цел да се осигури дека е компатибилна со денешните формати на фајлови и верзии

• Бидете практични: Ако сте строги во изборот на форматот на фајловите, може да се случи да не складирате ниту еден фајл и вашето складиште да остане празно! Затоа мора да имате разумен пристап и да балансирате меѓу трошоците и придобивките од различните формати на фајлови.