Барања и спецификации

Одредувањето систем на складиштето вклучува избори кои би требало да се водат од анализата на општите потреби: што треба складиштето да прави и за кого? Овој дел опишува како да ги идентификувате широките барања кои можат да создадат спецификација на системот.

Анализата на потребите на системот е есенцијален предуслов за одбирањето на вистинскиот софтвер за градење складиште. одбирањето софтвер за складиште вклучува многу трошоци, поддржување различни потреби, приспособување и квалитет и да служи на многу засегнати страни. Анализата која води до спецификацијата не е предоминантно техничка и треба да ги вклучи сите членови на тимот на складиштето, дури и ако барањата од системот на крајот ќе бидат изразени со технички термини.

Дефинирање на потребите

За да ги дефинирате вашите потреби, мора да поставите неколку прашања. Вашата листа треба да почне со прашања од високо ниво како:

• За што служи складиштето?

• Кои се засегнатите страни – оние луѓе кои имаат голем интерес во тоа како складиштето ја претставува институцијата и нив самите пред светот и што тие сакаат од складиштето? Во случај на институционално складиште, во засегнатите страни ќе се вбројат високите раководители на институцијата, раководители на оддели и оние од кои се очекува да придонесат со содржина. Овој пристап најверојатно ќе открие низа прашања: Која е целната содржина на складиштето?

• Дали сите типови содржина ќе бидат управувани во едно складиште или во повеќе?

• Со кои други системи и сервиси можеби складиштето ќе мора да ги споделува информациите? Ова често се нарекува „интероперативност“.

• Има ли соодветен буџет и персонал за поддршка на барањата?

• Што ќе се чува во складиштето? За институција од високото образование, содржината на складиштето може да вклучува документи и податоци од истражувања, електронски тези, како и ресурси за учење и настава, можеби дури и аудиовизуелна содржина

Најочигледната грижа при раководење со спецификација на системот е буџетот: колку пари се на располагање за поддршка на системот? За институцијата, складиштата претставуваат долгорочна инвестиција. Воспоставувањето функционално складиште кое лесно се користи за целната намена, мора да биде првата цел ако се сака да има влијание и да се развијат работните практики и култури. Речиси секое решение ќе биде засегнато од цената. Бидете реални, но запомнете дека анализата на потребите заснована врз целосни консултации со засегнатите страни ќе резултира со посилна позиција за да се обезбедат потребните финансии за задоволување на потребите кои ги идентификувале засегнатите страни.

Откога ќе ги дефинирате значајните потреби, треба да почнете да ги дефинирате потребите од пониско ниво и техничките потреби кои ги обезбедуваат работите што ви се потребни. Често овие се опишани како „технички потреби“. Примерите за овие потреби од пониско ниво вклучуваат:

Потреби на интероперативност

За складиштата, ефикасноста и флексибилноста во внесувањето и изнесувањето на податоците, во најразлични формати се клучни потреби. Интероперативноста на институционалните складишта најмногу се заснова на Иницијативата за отворени архиви (ИОА), која прво дефинираше како складиштата како обезбедувачи на податоци можат колективно да станат видливи и пребарливи преку провајдерите на услуги на ИОА. Сега интероперативноста најверојатно ќе ги прифати протоколите за депонирање ИОА – Повторна употреба и размена на предмети (ОРЕ), како што е SWORD, како и стандардите на веб-сервисите, вклучувајќи  RSS/Atom, Web 2.0, системи на дигитални библиотеки и други институционални системи, како и лични информациски системи како апликациите за цитирање. Стандардите можат да овозможат интероперативност. Пристапноста кон OAI, Dublin Core, и W3C се суштински стандарди за истражувачките складишта. Поголемата интероперативност со сервисите може да обезбеди флексибилност за унапредување на складиштето во иднина.

Софтверски опции

Клучен фактор во пресметувањето на трошоците не е само кој софтвер, туку и како се доставува и се поддржува. Софтверот со отворен пристап (СОП) е бесплатен за симнување, инсталирање и за употреба, но постои тековен трошок за имплементирање и одржување на складиштето, во зависност од комплексноста или од едноставното користење на избраниот софтвер и способноста тој да се инсталира и конфигурира за употреба. Добрите услуги за поддршка и документирање можат да ги намалат трошоците за имплементација. Провајдерите на СОП обично не ветуваат дека директно ќе ги поддржуваат крајните корисници, но листите и заедниците за поддршка често можат да помогнат. Од друга страна, хостираните провајдери на софтвер, често наплатуваат за обезбедување поддржана софтверска околина. Друг модел се Обезбедувачите на услуги на складишта, каде што корисниците можат да платат за одредени услуги, како што се изградба на складиште, хостирање, приспособување и оптимизирање, наместо да купуваат софтвер. На овој начин, тие можат да го искомбинираат СОП со платената поддршка за да ја подобрат ефикасноста на трошоците на складиштето. Повеќе информации за изборот меѓу СОП и хостиран софтвер се достапни во делот за избор на платформи. Одлуките за софтверот и поддршката може да се засноваат врз локално достапната системска поддршка. Таа поддршка со текот на времето може да влијае врз другите потреби, како што е оперативниот систем што сте го одбрале.

Услови за платформа

Кој серверски оперативен систем? Обично, СОП складиштата користат компоненти со отворен пристап, како што е веб-сервер и база на податоци.

Услови за програмирање

Дали во складиштето се потребни вештини за програмирање? Програмирањето помага во развојот, приспособувањето и во проширувањето на складиштето.

Покрај дефинирањето на вашите функционални потреби, веројатно ќе сакате да дефинирате други типови потреби. Тие можат да вклучат:

Услови за перформансите

Колку предмети сакате да складирате во вашето складиште и колку корисници ќе го користат вашето складиште. треба да се осигурите дека вашите потреби ги дефинираат овие мерки за да се обезбедите дека избраното решение ќе ги задоволи потребите.

Потребен квалитет

Дали имате стандарди кои мораат да се задоволат? На пример, можеби имате институционално одредување за стандардите на достапност на интернет, кое мора да се примени на сите интернет-системи или јазични барања за поддршка на билингвална јазична политика.

Кога ги дефинирате вашите потреби можеби ќе откриете дека тие се разликуваат по важност. Можете да ги опишете користејќи терминологија како: „есенцијално“, „пожелно“ и „добро е да се има“. Ова ќе ви овозможи да ги рангирате вашите потреби и да опишете за што мора да се најде потенцијално решение, а кои се фините работи без кои се може.