Алтернатива на складишта

Често, решението дали да се користи складиште за управување со дигитална содржина е тешко да се донесе, бидејќи дигиталните работи лесно можат да се сместат во многу типови на веб-системи, од локално напишани системи до веб-системи за управување со содржина или портали со голем размер. Во модерното информатичко опкружување на вишото образование, сега постојат многу системи кои дават слична функционалност и често е тешко да се донесе одлука кој систем е најсоодветен дом за различни комплети на информации.

Анализа на потребите

Иако системите за управување со содржина (СУС), порталите или работните средини за соработка можат ефективно да задоволат дел од вашите потреби, тие обично не обезбедуваат можност да се покаже дигитална содржина на пошироката јавност, а често извозот и увозот на библиографски податоци е слаб или не постои. Наменскиот софтвер за складишта нуди комплетна поставка на можности. Пред да се испитаат можните информатички архитектури и потенцијалното вклучување на складишта во таа архитектура, важно е да се разберат функционалните потреби за објавување на интелектуалниот производ на Универзитетот на веб:

• Отворен пристап: Предметите мора да бидат достапни онлајн. Ова ги вклучува и метадатата и содржините во соодветен дигитален формат. Онаму каде што содржините не можат да се направат слободно достапни, потребно е да се ограничи пристапот.

• Индексирање на машина за пребарување: Страниците кои го складираат материјалот би требало да бидат пристапни за програми кои собираат онлајн-документи со цел содржините да бидат најдени од страна на конвенционалните машини за пребарување

• Библиографски метадата: Содржините често доаѓаат со помошни метадата (наслов, имиња на автори, библиографски екстракти итн). Овие детали треба да се складираат заедно со содржината, во призната метадата шема, како што е Dublin Core1 или MODS2. Исто така, можноста за „вкрстување“ помеѓу  метадата шеми е важна.

• Извозна функционалност: Општа цел на складиштата е да извезуваат детали од екстракти за секој автор за автоматски да се генерира биографијата на истражувачот или РАЕ формулари, или уште поопшто да извезуваат податоци во средувачот на библиографии или алатките за анализа на податоци. Добра функционалност на извозот може да биде неопходна за да се исполни оваа потреба.

• Увозна функционалност: Некои институции имаат системи за управување со публикациите или со традиционални интернет-страници и сакаат да увезуваат податоци во складиште со јавен пристап

• Собирање на метадата: Провајдерите на системи за пребарување, како Intute Repository Search и OAIster користат специјализиран протокол познат како Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting (OAI-PMH) наместо нормалното веб-прибирање на документи, кое не може прецизно да прибира метадата. Со цел за една страница да биде индексирана од страна на специјализираните сервиси за пребарување како овие, потребна е OAI-PMH меѓуврска

• Постојано идентификување: Со цел да се олесни тековниот пристап до ресурсите во рамките на складиштето, софтверот на складиштето користи алатки за да им додели постојани идентификатори. Некои платформи на складишта користат надворешни сервиси за идентификаторски решенија за да се осигурат дека идентификаторите ќе опстојат ако името на домејнот на серверот или институцијата е сменето

Интеграција со други системи

Софтверските решенија на складиштето не треба да бидат изолирани системи и можат ефективно да работат кога се интегрирани со други системи во информациската архитектура на една институција. Два типични примера на складишта кои работат заедно со други системи можеби се:

• Користење на колаборативна работна средина, како што е  SharePoint, авторите можат да создадат, да управуваат и да применат контрола на верзијата за работа. Тогаш, сработеното може да се објави во складиштето за конечна дисеминација заедно со неговата метадата

• Ако институцијата има веб-страници во нејзиниот СУС за членовите на персоналот, биографии на истражувања (листи на публикации) можат да бидат автоматски генерирани од содржините во складиштето и да бидат увезени во СУС

Заклучок

Постоечките системи како СУС, порталите или колаборативните работни средини можат да исполнат дел од потребите идентификувани во горната листа. Како и да е, тие не ги обезбедуваат богатите алатки за тековен пристап и откритието кое се наоѓа во софтверот на складиштето, вообичаено тие не нудат ниту OAI-PMH меѓуврски. Понатаму, способноста да се извезува и увезува библиографска метадата често е мала или непостоечка.

Со оглед на тоа дека овие карактеристики сė повеќе се сметаат како клучни за академската содржина да биде широко достапна преку мрежата, тоа е силна потврда за интегрирање на складиште во информатичките архитектури на институциите, или дури и да се заменат постоечките системи со складиште, ако софтверот на складиштето го обезбедува овој комплет на елементи. Клучот на оваа одлука лежи во сеопфатната анализа на функционални барања и компаративната анализа на постоечките системи во рамките на планираното решение за складиште.