Вработени во складиштата

Број на вработени

Процената на времето потребно на администрација е прилично променлива категорија и многу зависи од брзината на депонирање и пристапот кон содржината. Без оглед на тоа кој пристап ќе се користи, веројатно е дека вработените ќе треба да се ангажираат на терен за одговарање практични прашања од страна на авторите, создавање ПДФ-формати, проверка на квалитетот или дури и депонирање.

Пропагандните материјали често тврдат дека депонирањето материјал може да се направи за само 10 минути, сепак, за комплексните материјали потребно е многу повеќе време (на пример, ако треба да споите посебни фајлови заради слики вклучени во главниот материјал). Со депонирање, кое во целост е потпомогнато, ако посветиме 30 минути на еден материјал, тука ќе може да се опфати и времето за други административни активности, како што се проверка на авторските права. Оваа проценка веројатно ќе биде преполовена ако авторите користат систем за самостојно архивирање.

Покрај депонирањето материјали, треба да се размисли и за пропагандните активности.

Улогата на складиштата

Барањата на персоналот за складиште, во голема мера варираат меѓу институциите, во зависност од одговорноста на институцијата и на постоечките и достапните ресурси. Во некои складишта, вештините и знаењето кои се потребни можеби ќе може да се задоволат од еден вработен со помош на општиот ИТ персонал. Сепак, многу институции ја распределуваат работата меѓу двајца вработени:

1. Менаџер на складиштето кој управува со човечката страна на складиштето, вклучувајќи и политики за видот на содржината, пропагирање, обука на корисници и врски со поширок опсег на институционални оддели и надворешни контакти
2. Администратор на складиштето – управува со техничката имплементација, приспособување и управување со складиштето, ги уредува полињата за метадата и квалитет, создава извештаи за користење и ги следи прашањата за зачувување на материјалот.
3. Други институции ја прошируваат работата врз неколку вработени или неколку оддели; вообичаено вклучуваат библиотекарски каталози, библиотекари за одредени теми, друг библиотекарски персонал, вклучувајќи и предавачи и административни работници, како и ИТ услуги.

Потребни вештини за складиште

Една студија спроведена од SHERPA ги идентификуваше вештините, знаењето и способностите кои се потребни за да може вработените да развијат и да раководат со едно успешно институционално складиште. Студијата не се обидува да ги идентификува вештините кои се потребни за секоја одделна позиција, бидејќи се утврди дека вештините и одговорностите на индивидуалните позиции во складиштето зависат од барањата и од опсегот на складиштето. Подолу сумарно се наведени идентификуваните вештини:

Менаџмент

Способност да раководи со поставувањето и развојот на складиштето, вклучувајќи стратегиско и финансиско планирање и воспоставување врски со релевантните групи и лица.

Софтвер

Познавање на релевантните веб базирани системи и софтвер за складишта и способност да имплементира и модифицира системи и софтвер за да ги задоволи потребите на складиштето и институцијата.

Метадата

Познавање на релевантните стандарди за метадата и способност да се следи и да се осигури одржувањето на квалитетот на метадатата.

Складирање и зачувување

Познавање на најдобрите практики и способност да се воспостават врски со други оддели за да се осигури дека политиките за складирање и зачувување се на ниво на најдобрите практики.

Содржина

Познавање на тековните прашања од областа на права на интелектуална сопственост и способност да се развие политика за видот на содржините и соработка со клучните засегнати страни за да се максимизира квалитетот и квантитетот на содржината.

Врски

Способност да се воспостават врски со различни групи, оддели и индивидуални лица и во рамките на институцијата и надвор од неа за да се промовира депонирањето и користењето материјали од складиштето.

Промовирање, обука и поддршка

Способност да се задоволат потребите на складиштето и неговите корисници во однос на промоцијата на ОП и складиштето, обука за депонирање и користење на складиштето и поддршка на корисниците кои бараат помош или информации.

Моментално ниво на свесност и професионален развој

Познавање на тековните трендови кај складиштата и кај истражувачката заедница; и свесност за новините кај софтверот за складишта и сродните технологии.

Алатки за регрутирање

Симнете ги алатките и сите сродни ресурси

Многу складишта се финансирани од страна на КЗИС и регрутирањето вработени за ваков вид проекти може да биде тешко и може да претставува сериозен ризик за временските рокови на проектот и за потребните резултати.

За да помогне со овој проблем, КЗИС побара од Брунтон консалтанси ЛТД. (Brunton Consultancy Ltd) да подготви алатки за регрутирање на проектите на КЗИС со посебен фокус врз областа на дигитални складишта. Алатките се однесуваат на целиот процес на регрутирање, од планирање преку објавување на позициите и интервјуата, како и понуда за работа. Секој КЗИС проект, кој планира да вработува лица, треба да ги разгледа овие алатки, бидејќи изобилуваат со добри совети, корисни ресурси и со однапред подготвени формулари. Иако овие алатки се фокусираат на дигиталните складишта, повеќето совети може да се однесуваат на секој КЗИС проект кој сака да регрутира вработени.

Секој проект на КЗИС, кој е поврзан со дигитални складишта, треба да ги разгледа алатките бидејќи тие имаат многу добри совети, корисни ресурси и однапред подготвени формулари.