Трошоци и справување со ризикот

Иако повеќе различни софтвери за складиште се достапни бесплатно, постојат повеќе видови други трошоци кои треба да се земат предвид при планирање имплементација на складиште. Не станува единствено збор да се купи хардверот и да се инсталира софтверот кога станува збор за имплементација и раководење со складиште, исто така постои и голем трошок за човечки ресурси, кој секако треба да се земе предвид. За едно складиште да биде успешно, мора де се смета за дел од долгорочната стратегија на институцијата, која пак бара планирани инвестиции краткорочно на среден рок и долгорочно. Затоа, за да се создаде и одржи едно институционално складиште, треба да се инвестира со финансии, луѓе и време.

Типични хардверски трошоци

Неформалните податоци кои ги прибра ППМ покажаа дека износот на финансии потрошен на хардвер за складишта варира во голема мера од буквално немање никаков трошок за пилот-услугите, преку неколку илјада фунти, до крајниот врв на скалата каде што илјадници и илјадници фунти се инвестираа во компјутерски хардвер за складиштата. Welsh Repository Network, Проект на КЗИС за финансирање на оформување на складишта, им обезбеди на сите високообразовни институции во Велс 4000 фунти за хардверски трошоци како поддршка на институционалните складишта. Проектот ù овозможи на секоја институција да оформи институционално складиште, а многу од институциите немаа воспоставено складиште на почетокот на проектот.

Трошоци за вработените

Новото на човечки ресурси потребни за складиштето варираат, иако искуството во секторот покажа дека поголемите ресурси значат побрзо внесување материјали.

Трошоци за почеток

• Објавување оглас и именување соодветно квалификуван администратор на складиште

• Време потребно со вработените да се избере соодветен софтвер

• Експертиза за техничкиот персонал за да се инсталира софтверот

• Време потребно за да се имплементира, да се направат измени и дополнувања

• Развивање на политиките на складиштето и на генералната стратегија

• Оформување управна група или советодавно тело

• Обука на помошниот персонал, истражувачите и другите крајни корисници

• Промовирање на складиштето и комплетна кампања за придобивките од него

• Истражување на правни работи, како што се лиценци, авторски права итн.

Тековни потреби

Промовирањето на придобивките, додека во исто време треба да се поттикнат вработените да го користат складиштето, е комплексна задача која бара повеќе ресурси. Тоа не е област што кога било може да се штиклира како целосно завршена. Тоа е, исто така, еден аспект кој може да се повлече или да исплива на површина неочекувано заради одреден развој на настаните во институцијата или во научниот свет. Сепак, една константа е дека секогаш ќе постои работа од некоја област од складиштето со која ќе бидат зафатени вработените, како што се:

• Тековна поддршка на потребите на крајните корисници

• Создавање записи на содржина (метадата) – некои тврдат дека ова е релативно лесен процес и дека секој може да го направи. Додека други велат дека за тоа се потребни високоспецијализирани вештини

• Осигурување дека вработените ги ставаат соодветните содржини во складиштето

• Размисли за воспоставување задолжение (барања) за сите истражувачи да вршат депонирања во складиштето

• Едукација и истражување на правата на сопственост, кој и што поседува

• Помош на академиците при обезбедување на нивните права да вршат депонирања преку директна интеракција со нивните издавачи

• Тестови за проверка на користењето со заедницата на корисници и ревизија на интерфејсот на сајтот како резултат на тоа

• Смирување на стравовите на академиците за тоа дали нивните издавачи ќе им дозволат да го депонираат својот труд во складиште

Справување со ризикот

За да се намалат ризиците, генералното гледиште е да се преземе политика за отстранување пристап во кој безбедноста е на прво место и како прва активност е отстранување на објектот или барем отстранување од погледот на јавноста. Потоа може да се направи посериозна проценка на можните кршења на авторските права или други правни тешкотии, сигурни бидејќи знаете дека институцијата веднаш реагирала. По разгледувањето на ситуацијата, што може да потрае некое време пред да се реши, објектот може сосема да се отстрани или повторно да се изложи.

Ако одреден објект од складиштето бил изложен и предизвикал некои проблеми (кои може да бидат авторски права, но може да е и некој друг проблем), тогаш брзата акција од страна на институцијата ќе покаже дека е преземена одредена грижа и одговорност. Ако објектот остане видлив сè дури не се идентификува и реши проблемот, тогаш секој проблем ќе биде интензивиран со таа видливост. Судот може да одлучи дека ова однесување заслужува казна само за себе, сосема на страна од оригиналната трансгресија.

Политиката за отстранување треба да каже која активност треба да се преземе, од кого и во кои временски рамки, за да се обезбеди ситуацијата. Ова може да биде нешто толку едноставно, како што е изјава дека секоја жалба ќе се процесира за одреден број часови за време на работен ден, за да се процени дали ќе се отстрани од јавните податоци во рок од, да речеме, 24 часа или пократко. Потоа ќе треба да има некој дефиниран процес, при кој соодветно може да се процени жалбата и да се преземе соодветна акција.