Самоархивирање и депонирање со посредување

Има два типа методи на депонирање коишто можат да бидат вклучени во вашата работа: самоархивирање, каде што научникот, или нивен претставник самиот ќе депонира предмет во складиштето; или  депонирање со посредување, каде што научникот му го дава предметот и метадата на администраторот на складиштето и тој ги депонира во име на научникот. Двата метода имаат и добри и лоши страни поради што е важно да го одберете методот на депонирање којшто ќе биде подобар за вашето складиште. Може да се случи само едниот метод да не им одговара на сите коишто депонираат во вашето складиште, поради што можеби комбинација од двата метода ќе биде најдобар избор за вас. Самоархивирање и депонирање со посредување се подетално разгледани подолу.

Самоархивирање

Со методот на самоархивирање, одговорноста за креирање на материјалите за евиденција и депонирање на фајлот е повеќе кај научникот (или нивниот претставник) отколку кај администраторот на складиштето. Поради тоа, овој метод им штеди време на вработените во складиштето дозволувајќи им да се фокусираат на други задачи. Сепак, администраторот на складиштето е обврзан да осигури дека креираните метадата во материјалот што треба да се депонира се точни и дека содржаниот текст е во согласност со авторските права. Поради тоа е од суштинско значење, делот од персоналот којшто е одговорен за депонирање материјали да помине соодветна обука за да се осигури дека работната постапка е сфатена и е задржан одреден стандард за креирање метадата. Со оглед на тоа дека други луѓе депонираат материјали во складиштето и вработените во складиштето се потпираат на нив, тешко е да се воспостави контрола на квалитет на содржините во складиштето. Има докази од добиените податоци дека онаму каде што се депонирани материјали со метод на самоархивирање постојат грешки во метадата на записите. Во некои случаи каде што е употребен методот на самоархивирање се бараат само минимални метадата за материјалот, како, на пример, само наслов на материјалот; дата на објавување; име на авторот. Со ова се намалува нивото на потребната обука и се охрабруваат научниците да го употребуваат овој метод. Меѓутоа, минимални метадата со лимитирани описни полиња може да влијаат врз бројот на вклучувања на материјалот во рамките на одредени пребарувања и пребарувачки сервиси.

Складиште со едноставно работење без посредување

За методот на самоархивирање да биде успешен постои потреба од силна пропагандна кампања во научните установи за научниот кадар да се заложи за овој метод. Во спротивно, складиштето може многу малку да се користи и да има низок степен на депонирање материјали. Дел од научниот кадар можеби повеќе ќе сака сам да си ги архивира своите материјали во складиштето, бидејќи на тој начин ќе има контрола кои материјали и информации се достапни преку него. Меѓутоа други научници, на методот на самоархивирање може да гледаат како на уште една дополнителна административна обврска која се бара од нив и да не сакаат да се занимаваат со тоа. Во некои случаи, административниот персонал во научните оддели може да ги депонира материјалите во име на научниците, но тогаш треба да се води грижа тие да имаат соодветна дозвола за депонирање, бидејќи според ваквите договори најчесто стои дека лицето што ги депонира материјалите е самиот автор.

Исто така, како што според дозволата за депонирање, подносителот има обврска да добие дозвола од авторот и од коавторите за депонирање на целосниот текст и да гарантира дека се почитувани авторските права, потребно е во постапката да има висок степен на вклученост од научниците, а не само едноставно да се достави материјалот за поднесување. Исто така, треба да се осигури и автентичноста на материјалот.

Депонирање со посредување

Со методот на депонирање со посредување, авторите научници или нивните претставници на администраторот на складиштето му ги даваат за поднесување, оригиналните материјали во нивниот матичен формат, заедно со сите достапни метадата. Потоа администраторот на складиштето ги конвертира во соодветен формат за депонирање, ги дополнува со исправни метадата и го комплетира депонирањето. Предноста на овој метод за научниот кадар е тоа што треба да одвојат многу помалку време за него. За складиштето, пак, е подобар бидејќи ќе осигури полесно и побрзо одржување на внатрешните стандарди.

Предност е и тоа што може да вклучат сеопфатни и детални описни метадата за секој материјал, а со тоа да се зголеми веројатноста дека при пребарувањето или пребарувачки сервиси ќе ги лоцираат предметите.

Складиште со едноставно работење со посредување

Употреба на методот депонирање со посредување може да има значајно влијание врз екипирањето на персонал во согласност со надлежностите на складиштето.  Ако посредувањето го врши само едно лице, тој или таа може да не успее навреме да се справи со зголемениот прилив на депозити, што може да му го наруши интерниот имиџот на складиштето. Друг проблем кој се јавува кај депонирање со посредување е при депонирање на целосниот текст на записот. Како што напишавме погоре, одговорноста за проверка на авторските права е кај оној кој што го врши депонирањето. Поради тоа, неопходно е да се утврди дека материјалот добиен од научникот е соодветната верзија што треба да се депонира и дека се обезбедени сите дозволи од ко-авторите пред материјалот да биде депониран. Според тоа, администраторот на складиштето може да сака да ги провери дозволите за авторските права пред материјалот да биде депониран. Исто така, препорачливо е да се има копија од дозволата од авторот во случај да се појави каков било каков проблем во врска сооколу авторските права во комбинација со политика на отстранување, иако тоа не претставува целосна правна одбрана, се демонстрира одговорен пристап од институцијата при вклучување на записи.

Комбинација на методите

Како што кажавме порано може да утврдите дека ниту еден метод не ви одговара целосно за работата на вашето складиште. Во пилот- фазата на проектот за складиште, за да се охрабрат научниците да го користат, можеби ќе треба да го искористите методот на депонирање со посредување за да убедите дел од научниците или некои оддели. Меѓутоа, поради импликации при екипирање на персонал за складиштето, можеби повеќе ќе се определите за складиште кое ќе работи со метод на само-архивирање. Некои складишта имаат пристап во кој работат на поттикнување на методот на само-архивирање, но финалниот чекор во процесот го прават вработените во складиштето со цел да ја подобрат метадата, и да ја проверат точната верзијата на материјалот кој ќе биде депониран. Со овој метод, научниците ја прифаќаат одговорноста за депонираниот материјал, но спроведена е и финалната контрола на квалитетот.

Складиште со комплексно работење со посредување