Пропаганда

Примери од Велика Британија NECTAR Брифинг документ (PDF) NECTAR Летоци Универзитет на Болтон Универзитет во Лечестер – блог постови, летоци Меѓународни примери Универзитет Бритиш Колумбија – постери, летоци (PDF)

Успешно вградување на складиштето како дел од институцијата бара значајна културна промена, вклучувајќи и интегрирање на депонирањето во работните и во оперативните процедури. Промоцијата е една од најмоќните алатки за да се постигне ова. За ефективна промоција, најдобро е да се прифати повеќе од еден пристап за да се осигури дека сите засегнати страни ќе слушнат за сервисот од што повеќе страни. За соодветна адаптација треба да се земат предвид посебните социјални, политички, стратегиски и оперативни услови во институцијата.

Од клучно значење е да се запомни дека промоцијата мора да биде резултат на континуирани одржливи напори. Ова треба да биде буџетирано во согласност и во однос на финансиските и на човечките ресурси. Иако институциите забележале дека во неколку месеци може да се комуницира и да се соработува со сите оддели, не го потценувајте времето коешто ќе ви биде потребно за да го интегрирате складиштето во вашата институција. Се појавуваат нов персонал и нови приоритети, а ќе се појави потреба многу работи да се повторат. Искористете го и другиот персонал (на пример, библиотекари, администратори на други оддели и истражувачи) за да го разделите товарот. Екипирани со вашата клучна порака и поткрепени со вашето искуство, тие треба да бидат способни да ја задржат пораката на складиштето високо на агендата.

Зборувајте постојано

Не плашете се од постојано повторување. Пронајдете нов контекст и постојано адаптирајте ја вашата порака. На крајот на краиштата, вие работите за на институционалните складишта да им го дадете истото значење како и на другите научни активности и приоритети (на пример, проверка и аплицирање за грантови).

Културна промена

Во нашата инфо-алатка достапно е повнимателно разгледување на културата и влијанието кое го има на менаџирањето со промената.

Нашироко е прифатено дека техничката имплементација на дигиталното складиште е полесниот дел од работата и дека најзначаен предизвик со кој се соочуваат институциите е потребата да се промовира и турка културната промена. Клучен прв чекор кон културната промена е да се дефинира пораката и мотивацијата за основање складиште во вашата институција. Мотивите за основање складишта варираат во зависност од заедницата која го прави тоа; некои од мотивите вклучуваат:

• Криза на публикациите/периодиката

• Научна комуникација и споделување

• Подобрување на управување со истражувања и поднесување извештаи

• Поддршка за наставата и учењето, вклучувајќи повторна употреба и пренамена

• Управување со дигитални средства и потреби од зачувување

Менувањето на културата на една институција не е работа која се завршува преку ноќ, ниту може да се достигне без значителна употреба на ресурси. Клучно за успехот на складиштето е оние кои го даваат главниот придонес, академската заедница, да разберат кои се водечките сили, зошто е потребен таков ресурс и која е нивната улога. Темелното планирање на вашето складиште ќе помогне при дефинирањето на овие елементи.

Културната промена обично најчесто се воведува преку вклучување на професорите во едно од трите нивоа:

• Интелектуално (концептуално, логично, општото добро)

• Емоционално (срце и разум, просветлен интерес за себе)

• Политичко (потреба, надворешни поттици, соодветност со политиката)

Администраторите на складишта можат интелектуално да ги објаснат професионалните доблести и придобивки кои ги носи складиштето, убедувајќи ја нивната академска заедница за потребата од нивен ангажман. Алтернативно, тие можат да ја застапуваат личната вредност од употребата на складиштето и на тој начин да се обидат да достигнат нивен ангажман. Или, на крајот, тие можат да ја водат заедницата низ задолжителни или силно препорачани правила за депонирање материјали, процес кој може да одземе време за остварување, да открие некои прашања за академските слободи кои се крчкале до тогаш, но на крајот се покажува како извонредно успешен пристап кон зголемување на складиштето.

Суштинска порака

Секој контакт, состанок или настан кој ќе го организирате помага да се изгради свесноста за складиштето, создавајќи дел од вкупната промотивна рамка. Обично, управителите на складиштата ги промовираат интелектуалните придобивки од складиштето, но не треба да ги занемаруваат емотивните аспекти, како што е личната награда. Добро е да се зборува за прашањето „Што има тука за мене?“ со засегнатите страни. Повеќето публики имаат ограничено време и внимание. Потенцијално, сè што ќе запомнат на почетокот е поднасловот.

Затоа, суштинската порака или поднасловот е круцијален за промоцијата и ова треба да го одразува етосот и опипливите предности. Оваа порака треба да биде вклучена во сета промотивна литература, во секој важен говор и треба да биде прифатена од персоналот на складиштето. Потребно е да се приспособат аспектите на вашата порака за посебни публики за да им биде предизвикувачка, да ги ангажира и да ги информира.

Едноставни примери на поднаслов се:

Зголеми ја видливоста на твојата работа – Депонирај во UniRepoPrints! Успехот на универзитетот е изграден на неговите истражувања – Изгради цврста основа денес со UniRepoPrints Мисли локално, посегни глобално.

Експанзија на оваа идеја е да се намали централната порака или да се добие уникатна точка на продажба (УТП) на вашето складиште на само 25 збора. Тоа е моќна техника на фокусирање и може многу да ви помогне да ја дефинирате или да ја прочистите суштинската порака, нудејќи интересен, но прецизен одговор на можноста да се сретнете со клучен член на академскиот персонал кој ќе праша: „Значи, што прави ова складиште?“. На пример:

Складиштето го средува, зачувува и го прави достапен на глобалната заедница највредниот производ на оваа институција – научната работа.

Можности за промовирање

Можат да се користат голем број различни стратегии на промовирање, вклучувајќи и пристап од врвот кон дното или од дното кон врвот, покривање по должина и наменски активности. Ќе треба да се земат предвид расположливите ресурси и ќе влијаат врз опсегот на стратегијата на промовирање. Може да се предложат некои пристапи:

Од врвот – надолу

• Проучете ги институционалните предуслови за депонирање (мандати)

• Добијте изјави за поддршка од највисоките нивоа на институцијата

• Поканете ги засегнатите страни да се приклучат на групи за раководење со складиштето за да помогнат при справувањето со посебните институционални предизвици кои влијаат врз стратегиската позиција на складиштето

• Продеканот за наука (или слично на тоа) и клучните комисии постојано да бидат информирани за развојот и успесите. Ова ќе осигури дека складиштето е вметнато во организацијата

Од дното – нагоре

• Лоцирајте поборци на складиштето. Оние кои меѓу првите ја прифатиле идејата можат да дејствуваат како агенти на промената, да ги пренесуваат вашите пораки надвор врз основа на лични контакти.

• Покажете како новите истражувачи можат да придонесат и да стекнат летачки старт во нивните кариери. Статистиката за користењето на складиштето може да биде силно охрабрување.

• Ангажирајте студенти, особено дипломци, промовирајќи ја употребата на материјали од истражувања со отворен пристап. Со време, тие ќе влијаат врз колегите и врз менторите.

• Информирајте го и вклучете помошниот персонал, осигурете се дека ја разбираат важноста на складиштето за стратегијата на институцијата.

Целно

• За да се осигураат дека ќе има почетна содржина, со цел да се охрабрат уште депонирања, управителите на институционални складишта и библиотекарите можат да идентификуваат таканаречени „зелени“ издавачи – оние кои овозможуваат самоархивирање во која било форма – а потоа од оние професори кои објавувале во тие списанија да побараат дозвола да ги депонираат тие трудови во институционалното складиште на институцијата. За да се провери листата на политика на издавачите во врска со политиката за авторски права, посети RoMEO.

• Работете со оддели кои најверојатно ќе имаат придобивки од складиштето, како:
  • оние кои го прегледуваат управувањето со истражувањата / процесите на поднесување извештаи
  • предметни области со Funder Mandates
  • оние чии научници објавуваат во широк спектар на списанија
  • предметни области каде што научниците веќе објавуваат во сервиси кои се со отворен пристап, како PubMed Central и Arxiv

Застапувањето, исто така, може да користи интелектуална, емоционална или политичка порака за да ги достигне планираните резултати.

Други пристапи за охрабрување на практиките за самоархивирање вклучуваат презентации на настани, употреба на постери и организирање работилници и обука. Почетна точка може да биде организирање на информирање на персоналот од одделот и претставување на отворањето на складиштето, потенцирање на клучните одлики, придобивки и планови за во иднина. Ова може да се прошири во поголем настан за да се покани клучниот персонал во институцијата, раководителите на оддели, раководители на институти и раководен административен персонал.

Јасно е дека е бескорисно да се има складиште без да се има значително количество содржина во него. Главниот проблем со кој се соочуваат повеќето управители на складишта е како да се натера персоналот да депонира содржина во складиштето. Се чини дека ако само се побара од нив доброволно да депонираат содржина, не произведува голема резултати. Некои истражувања сугерираат дека ако се има некој вид правила за публикациите или „задолжение“ (на пр. персоналот е задолжен да депонира) тоа резултира со повисока стапка на самодепонирање. Како и да е, не сите институционални околини се чувствуваат удобно со ова ниво на мешање во академските слободи и останува област за кој многу се дебатира.

Активности за промоција

Настани

Промовирањето на складиштето често се спроведува на индивидуално или на ниво на мала група. Поголемите настани, исто така, можат да придонесат за ефективна промоција. Битно е да се допре до колку што е можно повеќе припадници на институционалната заедница. Можеби ќе сакате да назначите шеф на услугата за да пристапи директно на раководниот персонал. Настаните треба да бидат информативни, разбирливи и кога е можно да бидат приспособени на професионалните интереси на присутните. Членовите на тимот на складиштето треба да присуствуваат со јасна цел да вклучуваат лица. Профитирајте од успехот брзо проследувајќи ги добиените информации и создадените контакти.

Правење презентации

Промовирањето на развојот и користењето на институционалното складиште неизбежно вклучува и правење презентации за разни публики. Управителот на складиштето треба да ги искористи сите расположливи услови за презентирање информации за складиштето на разни засегнати страни во рамките на институцијата. Ова може да варира од значајни настани по повод стартувањето на складиштето, поформалните прилики, на пример, на состаноци на одделите, комисии за истражување и други внатрешни семинари, сè до едноставно одвојување време да се поразговара за складиштето со шолја кафе или на пултот за информации во библиотеката.

Клучните промотивни алатки се едноставни поракит и потенцирање на придобивките (наспроти потенцирање само на карактеристиките) на едно институционално складиште. Содржината на секоја презентација ќе се дефинира низ локалните околности и вреди да се проба да биде приспособена на публиката, на пример, академската публика можеби најмногу ќе сака да слушне за мандатот на финансиерите и барањата од нивните грантови да постават копија од нивната работа во складиште со слободен пристап.

Кампањи во факултети/оддели

Презентациите кои го промовираат новото складиште се, исто така, корисни и на состаноците во одделите. Да се биде поканет на научна комисија на некој оддел е многу добра можност за застапување на придобивките од Отворениот пристап и самоархивирањето. Презентациите можат да бидат поефикасни ако се доставени посебно за научници, персонал во библиотеките и менаџерите на повисоко ниво.

Како и да е, персоналот на институцијата, како што се управителите, библиотекарите и администраторите на складиштата, треба да биде свесен за загриженоста која често ја изразуваат научниците во врска со депонирањето на нивните трудови. Примерите за таква загриженост го вклучуваат нарушувањето на традиционалниот модел на објавување, вистинскиот квалитет на трудовите кои се во складиштето, фактот дека може да одземе време и прашања за зачувување на трудот. Секој што е вклучен во застапување на складиштето треба да биде свесен за можните прашања и да има подготвени одговори.

Работилници и обуки

Откако ќе се основа складиштето, веројатно ќе сакате да спроведете посебни работилници и обуки за употребата на складиштето, на пример водење на авторите низ процесите на системите за поднесување или покривање теми, како што се авторски права или принцип на отворен пристап. Исто така, вреди да се проба да се претстави складиштето преку постоечките програми за обуки кои се спроведуваат во институцијата. Со ова се спречува удвојувањето на напорите и има неколку придобивки да се вклучите во постоечките можности за обука. На пример, постдипломците често добиваат различни обуки за подготовка на пишување на нивните тези и дисертации и ова би била идеална можност да се воведат во деталите за поднесување е-теза во складиштето.

Постери

Печатените медиумски материјали, како што се постерите, летоците и честитките, исто така, може да претставуваат корисен начин за промовирање на складиштето на предавачите. Тие може да се дистрибуираат на настани и презентации за складиштето или може да се испратат како внатрешен имејл до академиците. Повторно, пораката треба да биде едноставна, а понудата на добро дизајнирани материјали со висок визуелен ефект ќе биде гаранција дека складиштето е претставено во најдобро можно светло.

Користење на медиумите

Последна можност за внатрешна промоција на складиштето е да се користат постоечките ресурси на внатрешните медиуми. Поставување написи, вести и профили во внатрешните информатори може да ја подобри видливоста на складиштето. Може да се размисли за подготвување внатрешни медиумски информации за вработените, студентите или дипломираните лица и во печатен формат и онлајн. Вреди да се размисли и за имејл-кампања, било да е за мала група на академици или за поширока универзитетска заедница. Како што се развиваат услугите на вашето складиште, не ја потценувајте моќта на добра приказна за вестите: „500-от материјал е депониран“ или „географите го отворија пристапот!“ или „врвните истражувања на универзитетот сега му се достапни на светот“.

Општа промоција

Односи со јавноста

Најголема промоција на вашето складиште, секако, ќе постигнете ако го поврзете со одделот за односи со јавноста или со новинската служба на вашата институција. Тоа не значи само да ги натерате да објават материјал за складиштето, туку и да ги натерате да објават линкови од објавените вести, известувања за јавноста и слично, до цели текстови во складиштето. Добар пристап е да се брифираат или да се обучат вработените во одделот за односи со јавноста за да знаат што можеби ќе биде достапно и како тие ќе може да го користат. Тоа може да се направи индивидуално или како група.

Типично сценарио би било известување за јавноста или вест за наоди од некое ново истражување или нова награда. Во тој случај, од помош е да се објави линк до оригиналниот напис или листа на публикации. Сепак, онлајн-верзиите на издавачите може да бидат достапни само со претплата, која ја лимитира користа од линкот. Од друга страна, можеби постои верзија со отворен пристап во вашето складиште и може да се стави линк до неа наместо претходниот линк. Има извештаи кои говорат за тоа кога во националниот печат точно се наведени ваквите линкови, складиштето станало многу популарно. Голема е веројатноста дека овие настани ќе го подобрат кредибилитетот на вашето складиште во рамките на институцијата.

Ако одредена цитирана публикација не се наоѓа во складиштето, одделот за односи со јавноста може да помогне и да побара од авторот-академик да го поднесе тој материјал. Затоа се советува да се развие блиска соработка со тимот од одделот за односи со јавноста. Бидејќи времето вообичаено е важно за овие институции, треба да бидете подготвени да ги водите авторите низ процесот на депонирање или да го сторите тоа вие за нив: дури и ако не сакате да направите преседан, придобивките може да бидат поголеми од негативните страни.

Фид за новости

Фидовите за новости се услуга со која на корисниците им се овозможува да добијат информација кога ќе има нови материјали достапни во складиштето. Корисниците (луѓе или машини) може да се претплатат за оваа услуга, која типично може да се однесува на целото складиште или на одредена колекција за која е заинтересиран корисникот RSS и Atom се вообичаените формати кои се користат за оваа услуга и тие може да ги прочитаат специјални читачи на вести, како што се Google Reader, иако поновите верзии на популарните веб-пребарувачи и имејл-клиенти често веќе имаат вградено читачи.

Овие фидови, исто така, може да ги прочитаат и машини за да популираат други системи со информации. Типично користење би било да се прикажат најновите тези кои се депонирани од вработените од еден оддел на нивната веб-страница.

Повеќето софтвери на складишта имаат можност за генерирање фидови со вести. Некои складишта вклучуваат и список на најнови и најпопуларни теми на нивната предна страница. Ова, всушност, може да биде преземено и од RSS или од Atom фид. Ова е корисен елемент на кој може повторно да му се навратите, особено ако е тоа список на нови теми. За жал, списокот на најдобри десет или десет најчитани или најмногу симнувани теми има тенденција да остане ист подолго време (најчесто затоа што треба рачно да се ажурираат) и затоа е помалку веројатно дека тие списоци ќе ги инспирираат луѓето редовно да ја посетуваат страницата, иако постојат сугестии дека тие може и да го разбудат натпреварувачкиот дух кај академиците.

Врски со катедрите

Академските катедри може да го користат складиштето на неколку начини:

Пофалбите и оценките на работата на научниот кадар вообичаено вклучува и проценка на тоа што го имаат објавено за време на периодот на ревизија. Иако можеби е доволна една обична библиографија, подготвувачите на ревизијата веројатно ќе сакаат да прегледаат неколку целосни материјали и складиштето очигледно ќе им помогне во тоа. Некои институции, сепак, одат и подалеку и ги прашуваат вработените колку материјали депонирале во архивата за време на периодот на ревизија. Со тоа се потенцира заложбата на катедрата да има отворен пристап за нејзините вработени и на тој начин го подигаат профилот на катедрата пред општата јавност.

Катедрите, исто така, имаат листи на публикации на нивните веб-страници. Тие постојат во два вида. Првиот се листи на публикации на катедри, на кои се собира работата на сите вработени. Вториот се лични веб-страници на научните лица на кои традиционално стои кусата биографија на истражувачот и вообичаено содржат списоци на објавен материјал. Идеално, за да се извлече максимална корист од едно складиште, овие списоци треба да бидат генерирани од базата на складиштето. Со тоа се избегнува податоците да се внесуваат повеќепати и се намалува ризикот од грешки при транскрипција. Освен тоа, библиографијата може да обезбеди повратна врска со предметот во складиштето за да може читачите да дојдат до целиот текст. Секоја платформа на складиштето има свој начин да го обезбеди ова, така што треба да направите референца со документацијата која доаѓа со вашиот софтвер.

Промоција на генералната употреба

Промовирањето на складиштата воопшто, наместо само вашето складиште, има и локални предности. Колку повеќе се користат складиштата, толку повеќе содржина ќе се упатува кон нив и позитивните повратни информации се неизбежни.

Бидејќи многу складишта се оформени и управувани од информатички персонал, логично место за почеток е да се интегрираат услугите за пребарување на едно складиште со стандардната услуга за пребарување на библиотеката и давање информации, кои им се нудат на професорите и студентите. Наједноставно, ова можеби е само прашање на додавање складишта и услуги за пребарување на складишта кон списокот на веќе достапни електронски ресурси. Ова може да биде поефективно ако се таргетира на одредена дисциплина, наместо само да се вклучи во „Општиот список на ресурси“.

Постојат посебни придобивки кои може да се соберат од промовирање на употребата услуги за пребарување на складишта OAIster, OpenDOAR Content Search, ROAR’s Search. Постои голема веројатност дека резултатите од пребарувањето од овие сервиси ќе доведат до цели текстови со отворен пристап, додека со Google Scholar и во помала мера со Google има тенденција да се насочат пребарувањата кон страници за кои е потребна претплата, кои вообичаено може да им се пристапи на кампусот или од виртуелна приватна мрежа на универзитетот (VPN). Ова значи дека услугите со отворен пристап може да се користат и надвор од кампусот за време на одмори и академските материјали може да се користат од идните и од поранешните студенти кои не се поврзани со институцијата. Ова е нешто од што директна корист имаат истражувачите и професорите.

Друг сроден пристап е да се охрабрат предавачите да вклучат референци со отворен пристап на нивните листи на дела за читање, било како алтернативи или наместо интернет-изданијата на издавачите. Ова веројатно ја олеснува работата надвор од кампусот, а е посебно корисно за работни задачи и за читање за време на одмор. За да се постигне ова, неопходно е потребно пораката да ја примат сите вработени во катедрата. Тоа може да се направи со општа стратегија за промоција. Исто така, од помош е да се брифираат библиотекарите задолжени за одредена тема, бидејќи тие помагаат при креирањето на листите за читање и затоа се во добра позиција да влијаат врз нив.