Пристап кон планирање и деловен план

Обично, имплементирањето на складиште се смета за проект и треба да се управува така. Постојат многу методологии за управување со проекти, кои се на располагање и кои имаат проверени техники за планирање и управување со проекти. Како и да е, најчесто се користи методологијата PRINCE2 (Проекти во контролирани средини). Корисен ресурс, кој ќе ви помогне и ќе ве води низ процесот на управување со проект, е нашата Инфо-алатка за управување со проекти во која се користеше PRINCE2 за да се создаде рамка за управување со проекти која е лесна за користење.

Проектите можат да се разгледуваат како да имаат три различни фази. Тие се:

• иницирање и почнување

• спроведување и управување

• затворање и проценка

Треба да се земат предвид различни аспекти во секоја фаза; и треба да се произведе различна документација за секоја фаза на проектот. Во рамките на првата фаза, најважен документ е деловниот план, бидејќи не само што ќе ја продаде идејата за складиште на оние што донесуваат решенија, туку првовремено ќе користи како документ кој ќе го поддржи развивањето на стратегискиот план / документот за почнување на проектот. Стратегискиот план / документот за почнување на проектот, кои ќе го вклучат и планот на проектот и распоредот на проектот, ги користат информациите собрани од деловниот план за да ги информираат сите заинтересирани страни вклучени во имплементацијата на складиштето за сите прашања во врска со проектот. Иако создаден во првата фаза на проектот, овој документ претставува основа за водењето и управувањето на проектот и со време се адаптира како што се спроведува проектот. Стратегискиот план / документот за почнување на проектот, исто така има место во финалната фаза од управувањето со проектот бидејќи оценувањето и затворањето на проектот ќе бидат диктирани од планот на проектот и од општите и посебните цели содржани во него.

Деловен план

Институционалните складишта влијаат врз многу луѓе и постои значителен број засегнати страни, кои треба да се вклучат во дизајнот, оформувањето и во експанзијата на едно институционално складиште. Искуството во минатото од оние кои имаат оформено и раководат со институционални складишта покажува дека се исплати да се обмислат работите целосно и да се направи анализа на ризици пред да се оди понатаму. Креирањето деловен план ќе реши многу од овие прашања.

За да се покаже потребата од имплементирање складиште, мора да стане јасно дека придобивките ќе ги добие институцијата или групата; како тоа ќе ù помогне на стратегијата на таа институција или група; и која би била алтернативата ако не се примени складиштето. Не само што треба да ги промовирате дополнителните вредности за кои складиштето ќе придонесе во работата и заедницата на која ù служи, туку и да се даде реална идеја за трошоците за имплементација и функционирање на складиштето, заедно со сродните ризици од имплементацијата на складиштето. Важно е да се земат предвид ефектите од имплементацијата на складиштето врз тековните процеси и кои ресурси ќе бидат потребни за да се имплементира складиштето, вклучувајќи ги и човечките ресурси.

Како генерално напатствие, најдобро е да се даде јасна слика со појасно идентификувани трошоци дадени однапред, со убедливи и со јасно артикулирани стратегиски бенефиции кои соодветствуваат на институционалните приоритети. Подобро е јасно да се идентификуваат трошоците, без обид за кратење или менување на развојните ресурси – можеби е примамливо развојната компонента да биде евтина, но цената ќе биде високи очекувања засновани на недоволни ресурси. Складиштето е стратегиска инвестиција и треба соодветно и да се финансира.