Политика на чување

Важно е да се размислува за долгорочната иднина на материјалите коишто се чуваат во вашето складиште. Треба да осигурите дека тие ќе можат да се читаат и кога ќе се промени технологијата и форматите во кои се запишани и ако се променат организациските околности.

Долгорочно, можеби ќе сакате да користите сервис за чување, како што е оној раководен од Центарот за електронски истражувања (CeRch) на Кингс колеџот во Лондон (поранешен AHDS).

Главните елементи на политиката за чување се:

Период на чување

• Колку долго сте се обврзале да ги чуваат записите?

• Бесконечно или не?

Функционално чување

• Какви ви се намерите да обезбедите читливост и користење на материјалите во вашето складиште?

• Какви технички чекори ќе преземете за да ги исполните вашите намери, без оглед дали лично вие или вашите партнери?

Чување фајлови

• Како правите резервни копии на фајловите во складиштето, во каква форма и колку често?

Политика на повлекување

• Дали дозволувате записите да бидат повлечени?

• Ако дозволувате, под кои услови?

Повлекување записи

• Како се повлекуваат записи?

• Дали целосно се бришат или се само недостапни за јавноста?

• Дали оригиналните веб-адреси (односно УРЛ остануваат валидни, и ако да, дали покажуваат информации за отстранет линк или заменет запис

Верзија за контрола

• Дали дозволувате записите да бидат променети од кога ќе бидат депонирани во складиштето?

• Дали дозволувате повеќе верзии?

• Дали може да се приспособат додавките или корекциите?

Политика на затворање

• Што ќе му се случи на материјалот во вашето складиште, ако тоа поради некоја причина треба да биде затворено?

Резервни копии и обновување фајлови

Многу е важно да осигурите редовно правење резервни копии на содржините во складиштето. Тоа најчесто го прават вашите систем администратори. Целосна резервна копија треба да се прави најмалку еднаш неделно, со дневни заштити помеѓу. Треба да осигурите дека на одреден временски интервал се спроведуваат и ефективни процедури за обновување фајлови. Најдобро е да ги тестирате резервните копии дали работат исправно.