Идентификување на придобивките

Откако ќе се идентификуваат главните заинтересирани страни, корисно е да се мапираат нивните потреби и желби во клучните области:

• Управување со информациите

• Управување со истражување

• Оценување и РЕФ

• Институционален профил

• Лични профили

• Маркетинг и јавност

• Паритет на конкуренцијата

Следна задача е да се разјасни како складиштето им се обраќа на заинтересираните страни и нивните потреби во локален и во национален контекст. Одредете ги приоритетите врз основа на оваа информација и идентификувајте кој е битен во вашиот институционален контекст и што е тоа што им треба, за да се покаже стратегиската важност на вашето складиште:

• Да се покаже релевантност за потребите на засегнатите страни

• Да се покаже релевантност за аспирациите на засегнатите страни

• Да покаже внимание за грижите на засегнатите страни

• Идентификување на краткорочните повратни придобивки

• Да се опишат долгорочните придобивки во додадена вредност и стратегиска поддршка

• Одредување на трошоците без прекратување на вистинска инвестиција

Финансиски придобивки

Многу е тешко карактеризирањето на придобивките од складиштето од финансиски аспект, бидејќи придобивките се повеќе стратегиски отколку финансиски. Финансиските ефекти сами по себе полесно се анализираат на макро ниво, отколку на институционално ниво. Хаутон и Шиан (2006) гледаат на финансиската корист од зајакнатиот пристап кон наодите од истражувања, како на процент на зголемениот пристап и ефикасност кај инвестициите во истражување и развој.
Ако кој било застапник на институција сака да употреби ваков пристап, тогаш можеби е најдобро да се побара стручна помош за финансиската анализа, бидејќи средувањето на финансиските придобивки на која било институција е комплексно и бара поголем увид. Може да се види дека користење кој било предвидлив финансиски модел при преговори веднаш го идентификува складиштето со извор на ресурси, повеќе отколку со што било друго. Откако еднаш парите ќе се вклучат во дискусијата, тие имаат тенденција да доминираат над кој било друг аргумент. Може да се рече дека во светот на институционалната политика и финансиите, каде што има многу важни ресурси, која било анализа на финансиските трошоци и придобивки е погрешен пристап и треба да се избегнува.

Додека прашањата за трошоците и вредноста која се добива за вложените пари се разумни, придобивките од складиштето појасно се гледаат кај стратегиските предности и придобивки кои тоа ги пружа при менаџментот на информации, профилот на истражување, услуги за авторите, јавна и професионална репутација и многу повеќе. Потребна е сензитивност за да се прифати овој приод, бидејќи за да се одговори на прашања за пари, потпирајќи се на стратегија на високо ниво, може да изгледа како обид да се избегнат финансиските теми!

Компаратори

За да докажете, може да ги користите за споредба другите информатички системи на универзитетот: на пример, кои трошоци ги прави емаил-системот на универзитетот? Која е финансиската придобивка на емаил-системот на универзитетот? За првото прашање веројатно може да се направи проценка, а второто прашање веројатно ќе излезе надвор од границите на можен одговор. Постојат многу други споредбени стратегиски или инфраструктурни системи – институционални веб-страници, временски распоред, библиотекарски каталог или електронското учење. Во секој случај, генералните придобивки може да се разгледуваат во споредба со високи цели и инфраструктурни потреби, но освен тоа може да се види дека ќе постојат трошоци и негативни страни ако институцијата го НЕМА овој систем.

Интеграција во институцијата

На складиштето најдобро се гледа на овој начин и тоа е уште една причина на развојот на складиштето да се гледа како на активност на интеграција на складиштето во главните институционални информатички системи и менаџмент. Ако на складиштето се гледа како на самостоен проект, тогаш не само што трошоците и придобивките ќе бидат анализирани на финансиско ниво на самостојна активност, туку и самото складиште нема да може да ги обезбеди планираните придобивки.

Интеграцијата со други институционални системи е од клучно значење. При докажувањето на ова, поврзи го складиштето директно со стратегиските цели на вашата институција: тие се најчесто во областа на развој на истражувањето, менаџмент на информации, јавен профил итн., а сите тие директно се поврзани со складиштето. Докажувањето на овој начин ќе биде интимно поврзано со индивидуалните потреби на секоја институција, политичките приоритети и тековните грижи, а најдобро се конструира на локално ниво со тоа знаење.