Складишта: Менаџерска рамка

Овој дел од инфо-алатката опфаќа спектар на теми кои ќе го водат менаџерот на складиштето низ иницијалниот процес на планирање за оформување складиште на одредена институција. Тука се вклучуваат и пристапот на планирање, деловен план, идентификување на клучните учесници, трошоците и придобивките од складиште, управување со ризици, стратегиско планирање и избор на практични алатки за планирање, кои се однесуваат на вработените и на обуката за одредено складиште.

Опсег

За да се обезбеди конзистентност, важно е јасно да се дефинира содржината и опсегот на складиштето.

• Дали складиштето ќе има дисциплински или институционален фокус?

• Дали во складиштето ќе се чуваат само наоди од истражувања или, исто така, ќе содржи и податоци и/или едукациски ресурси?

• Дали ќе се прибираат и објавени и необјавени трудови?

• Дали ќе содржи само цели текстови или, исто така, ќе има и метаподатоци?

При дефинирање на содржината и опсегот на складиштето треба да се земат предвид тековните потреби на институцијата и нејзините истражувачи, ресурсите кои му се достапни на складиштето, како и идните планови за развој на складиштето. Исто така, важно е да се запомни дека нивото на работа потребно да се развие и да се одржи складиште ќе зависи од опсегот на складиштето.

Стратегиски план

Откако еднаш ќе го дефинирате вашиот опсег, ќе ги добиете потребните финансии и ќе добиете дозвола да го оформите складиштето, ќе ви треба стратегиски план како да го сторите тоа. Во рамките на стратегискиот план треба да ја идентификувате визијата на складиштето; мисијата на складиштето; општите и поединечните цели кои треба да ги постигне складиштето и акциски план како ќе се исполнат тие цели. Мисијата треба да ги идентификува опсегот и целта на складиштето и што е тоа што се надева дека ќе постигне; тука може да се употреби и сиже на целите. Целите треба да бидат изјава за тоа што се сака да се постигне со складиштето, т.е. „складиштето ќе ја зголеми визибилноста на институцијата преку прикажување на резултатите од своите истражувања на што е можно поширока публика; олеснувајќи го и процесот на откритие и на неговото прикажување.“ Поединечните цели треба да се SMART: специфични, мерливи, применливи, реални и временски одредени – за да може подоцна да се оценат; тие треба да се поврзани со општите поставени цели, т.е. „10 нови депозити да се стават секој месец“. Исто така е важно детално да се одреди како ќе се оценуваат постигнувањата на целите, кои фактори за успех ќе се користат и кои мерки ќе се преземат.

Корисна алатка за идентификување и развивање на општите и посебните цели и постигнувања од работата на складиштето во текот на животот на складиштето е PLATTER- Planning Tool for Trusted Electronic Repositories (алатки за планирање за доверливи електронски складишта), подготвено од страна на Digital Preservation Europe (DPE) (Дигитална заштита на Европа). Фокусот на алатката е врз процесот со кој организацијата на складиштето ги поставува и ги менаџира своите цели и е дизајниран како дополнување на постоечките алатки за ревизија и сертификати.

Според PRINCE2 метод за управување со проекти, процесот на стратегиско планирање почнува со создавањето документ за почнување проект. Овој документ треба да биде поврзан со деловен план и се надоврзува на анализата на кои било ризици спроведена заради целите на овој документ. Се потенцира дека една целосна анализа на достапните ресурси, постоењето ограничувања и кои било поврзани ризици ќе помогнат да се добие сигурен проект, со реални временски рокови и простор за планирање во итни случаи.