Листа на проверка на процесот на планирање

Листа за проверка на процесот на планирање е корисен механизам со кој ќе се осигури дека сте помислиле на сите клучни работи при планирањето и при основањето на вашето складиште. Листите за проверка што се наоѓаат тука нудат серија клучни прашања, направени така за да „ве натераат да мислите“. Оваа страница нуди попис на сите листи за проверка, а, исто така, потсекциите на овој дел се интегрирани на соодветни места низ прирачникот.

Планирање на складиште

• Дали имате јасна слика за тоа зошто ви е потребно институционално складиште и што очекувате да добиете од него?

• Дали го разбирате концептот на отворен пристап и за какви придобивки може да придонесе институционално складиште?

• Дали побаравте мислење и поддршката од раководниот кадар во институцијата?

• Дали ги дефиниравте вашата визија и првичните цели?

• Дали ги наведовте и ги документиравте целите и драјверите за основање складиште во вашата институција?

• Дали одлучивте како да го позиционирате вашето институционално складиште во пошироката информатичка средина?

• Каква содржина сакате да имате во складиштето? Ова може да вклучува истражувачки документи и податоци, електронски тези, како и наставни и научни ресурси

• Дали направивте анализа на засегнатите страни? Засегнати страни се луѓето кои се интересираат за тоа како складиштето ќе ја претставува институцијата и нив самите пред светот. Во случајот на институционално складиште, во засегнати страни спаѓаат раководниот кадар на институцијата, раководителите на оддели и оние коишто се очекува да депонираат материјали во него

• Земајќи го предвид видот на содржината што ќе ја има вашето институционално складиште, дали ја консултиравте академската заедница за да ја истражите нивната сегашна практика и метод на работење со овие материјали?

• Дали го идентификувавте и го информиравте вашиот првак на проектот – постар член на персоналот кој ќе го поддржи проектот за институционално складиште?

• Дали ги разгледавте работите поврзани со раководење и известување и како ќе обезбедите претставниците на академската заедница активно да се вклучат во развојот на складиштето

• Дали основавте работна група за институционално складиште?

• Дали ги идентификувавте постоечките вештини и персоналот во институцијата на кои може да се потпрете кова ви треба совет и помош? Дали ги информиравте за тоа што планирате?

• Дали ги дефиниравте улогите и одговорностите за развојот на вашето институционално складиште?

• Дали направивте финансиски договори за поддршка на работата на институционалното складиште на краток/среден/долг рок?

• Каков вид статистика и извештаи за работата на складиштето ќе сакате да добиете од вашето институционално складиште?

• Дали подготвивте деловен план за основање и развој на институционално складиште?

• Дали одлучивте кој ќе биде одговорен за складиштето и каде ќе биде ставен во институционалната организациска структура?

• Дали направивте анализа на финансиските придобивки и проценка на тоа што ќе треба да се одвои за персоналот и останатите ресурси

Основање складиште

• Дали точно и целосно ги специфициравте барањата за вашето складиште?

• Каде ќе биде седиштето и кој ќе биде домаќин на складиштето?

• Кои се аргументите „за“, а кои „против“ користење софтвер со отворен пристап и дали е тој за вас?

• Дали размисливте да купите софтвер и/или поддршка за него?

• Кој е очекуваниот раст на вашето складиште? Дали вашата техничка структура може да го подржи тој раст?

• Дали размисливте да понудите сервис на повеќе нивоа? Дали складиштето ќе биде на располагање 24/7? Дали корисниците ќе очекуваат такво нешто?

• До кој степен сакате да го приспособите софтверот – изглед и осет, метадата складиште и веб-интерфејс?

• Дали спроведувате пилот-проект или производствен сервис? Ако да, кој, кога и како ќе го изврши трансферот во производствен сервис?

• Кој ќе одговара на прашања поврзани со поддршка или помош во однос на складиштето?

• Дали креиравте документи со барања во кои е содржано што точно барате од избраниот систем?

• Дали го споредивте софтверот за складиште за да видите кој најдобро ги исполнува вашите барања?

• Кој софтвер за складиште најдобро ќе ги исполни идентификуваните барања? Дали сакате да користите софтвер со отворен пристап, отворен за користење, но кој бара локална поддршка? Или да платите складиштето да биде хостирано од друго место? Или комбинација од локална поддршка и ако е потребно да платени специфични услуги?

• Кои се условите на платформата на софтверот што сте го избрале? Дали мора да работи со Виндоус или поддржува и Линукс сервер?

• Дали тимот за техничка поддршка има некакви програмерски барања? Некои софтвери за складиште имаат администраторски интерфејс со кој се намалуваат програмерските барања

• Дали сте размислиле како ќе го интегрирате вашиот софтвер со останатите системи во институцијата?

• Со какви други системи и сервиси ќе треба складиштето да споделува информации? Ова често се означува како „интероперативност“. Исто како и ИОА, и ова најверојатно ќе ги опфати стандардите за веб-сервис, вклучително и Веб 2.0, систем за дигитална библиотека и други институционални и лични информатички системи

• Дали го регистриравте вашето институционално складиште кај надворешни сервиси за да го олесните жнеењето?

• Одлучивте ли како ќе ги прибирате статистиките за користењето и симнување на материјалите од вашето складиште? Дали ќе користите алатка вградена во вашето избрано складиште, надворешна алатка или додатоци за складиште?

• Дали одлучивте како ќе се докажува автентичноста на корисниците на вашето институционално складиште?

• Дали буџетот за складиштето е доволен за да се исполнат техничките барања?

• Како ќе ги вадите податоците од складиштето кога ќе дојде подобар материјал?

• Дали имате доволно можности за правење резервни копии и доволен капацитет за вашето складиште?

• Дали сте размислиле кој ги има соодветните вештини за да го инсталира складиштето?

• Дали сте размислиле кој ги има соодветните вештини за да изврши приспособување на складиштето според потребите (метадата, обрасци за внес, собирање материјали итн.)?

• Дали сте размислиле кој ги има соодветните вештини за да изврши приспособување на изгледот и осетот за складиштето (графички вештини, корпоративно брендирање)

• Дали знаете кој има пристап до системите во кои можеби ќе сакате да се интегрирате (на пример, локална лозинка и систем за автентикација)?

• Дали сте размислиле за тоа како ќе ја документирате и ќе ја зачувате вашата инсталација и деталите за извршеното приспособување за да може да ги употребите во иднина?

Правна и стратегиска рамка

• Дали имате политика за Права на интелектуална сопственост во рамките на целата институција?

• Дали имате направено проценка за ризик?

• Дали вашата институција има стратегијата за управување со информации?
  Метадата и работни процеси

• Дали ги дефиниравте барањата за метадата и дали подготвивте соодветна шема?

• Проверивте ли дали вашите метадата ги исполнуваат стандардите за интероперативност?

• Дали го утврдивте начинот на работа за складиштето во институцијата и дали креиравте соодветен механизам за да се справите со содржините што треба да се стават во него?

Чување

• Кои дигитални формати ќе се обврзе складиштето да ги чува на долг рок? Дали складиштето ќе ги собира изворните авторски формати?

• Дали има функционален акциски план за набљудување на форматите складирани во складиштето и ризиците при чување поврзани со тие формати? Дали знаете кои алатки се соодветни за да се направи тоа?

• Дали складиштето треба да бара надворешни услуги за чување?

Одржување на складиштето

• Дали размисливте како може да напредува вашето складиште во следните, три, пет или десет години и дали имате доволно простор за складирање при таков раст, или тоа значи дека ќе треба да обезбедите нов простор за складирање?

• Дали одвоивте буџет за персонал кој ќе ја одржува техничката инфраструктура на вашето складиште?

• Дали знаете кој ќе ги гледа најавите за нови верзии за тестирање и надградба?

• Кој ќе ја извршува тековната техничка поддршка за секојдневни технички работи коишто може да се појават?

• Дали буџетот за складиштето ги покрива сите барања потребни за негово одржување?